IT en werkplekken

Netiquette: richtlijnen en gedragsregels voor elektronische communicatie

Etiquette is een belangrijk facet in communicatiesituaties. In digitale communicatie is etiquette nog belangrijker dan bijvoorbeeld in een telefoon- of een persoonlijk gesprek. Bij online communicatie is er immers geen sprake van non-verbale communicatie en geen mogelijkheid om direct te reageren.

Hieronder worden de spelregels die gelden voor elektronische communicatie op een rij gezet. Ook wordt een aantal richtlijnen gegeven die betrekking hebben op de omgangsvormen binnen elektronische communicatie.

De spelregels

Iedereen communiceert tegenwoordig online. Studenten van Tilburg University krijgen van de universiteit een eigen @tilburguniversity.edu account. Aan het gebruik van dit account zitten vier minimale spelregels, die je in acht dient te nemen bij het gebruiken van het account.

  1. Het verstrekken van de persoonlijke username en password(s) aan derden is uitdrukkelijk verboden. De eigenaar blijft te allen tijde verantwoordelijk voor datgene wat onder zijn/haar naam op het netwerk gebeurt.
  2. Het versturen anonieme berichten is niet toegestaan.
  3. Het is niet toegestaan om activiteiten uit te voeren op het netwerk, die het gebruik van datzelfde netwerk door anderen ernstig bemoeilijken.
  4. Tot slot is het verboden om op het netwerk informatie aan te bieden die bij de wet verboden is.

Wanneer alle gebruikers zich aan deze spelregels houden, is het mogelijk een onbelemmerd gebruik van deze voorzieningen voor de hele universiteit veilig te stellen.

De richtlijnen

Kies het juiste medium

Kies in elke communicatiesituatie bewust uit de beschikbare communicatiemiddelen. Niet alle berichten zijn geschikt om via email te versturen, bijvoorbeeld vertrouwelijke documenten. In een dergelijk geval verdienen andere kanalen de voorkeur.

Houd rekening met sociale verhoudingen

Houd in stijl, toon, aanhef en afzender rekening met de relatie die je hebt met de geadresseerde, zoals je dat ook zou doen in een brief of in een persoonlijk gesprek.

Wees beleefd

Wees altijd beleefd, ook wanneer je met iemand communiceert die je goed kent.

Vermijd flaming

Wees voorzichtig met het gebruik van hoofdletters en teveel uitroeptekens en met het gebruik van woorden of zinnen die als beledigend of kwetsend kunnen worden ervaren.

De kans bestaat dat zinnen die niet zo bedoeld zijn, wel als kritiek of als beledigend worden opgevat, omdat non-verbale signalen (gebaren, gezichtsuitdrukkingen) niet kunnen worden overgebracht.

Adresseer je email juist

Adresseer je bericht op de juiste manier aan de juiste persoon. Email kent drie adresseervelden: "Aan", "CC" en "BCC". In het "Aan"-veld zet je het emailadres van de perso(o)nen aan wie het bericht is gericht. In de "CC" zet je het adres van de perso(o)n(en) voor wie het bericht ook van belang is, maar die er niet direct iets mee hoeven te doen. Deze adressen worden aan alle geadresseerden getoond. De adressen die je in het "BCC"-veld invult worden niet aan de overige geadresseerden getoond.

Geef een duidelijke omschrijving van het onderwerp

Geef je emailbericht een duidelijk onderwerp. De ontvanger ziet dan in één oogopslag waarover het bericht gaat. Het maakt ook het archiveren van het bericht voor de ontvanger gemakkelijker. Het is tevens aan te raden om je te beperken tot één onderwerp per bericht.

Wees kort

Wees kort en bondig in je bericht. Lange berichten worden met minder aandacht gelezen. Heb je toch echt een lang verhaal te vertellen, overweeg dan een ander communicatiemiddel, zoals telefonisch contact of face-to-face.

Stuur geen junk-mail

E-mail is een persoonlijk communicatiemiddel. Het is niet de bedoeling dat je mail gaat sturen naar onbekenden. Dergelijke berichten wekken irritatie op bij de ontvangers en hebben vaak een averechts effect.

Vragen?

Heb je nog vragen over elektronische communicatie, neem dan contact op met de LIS Service Desk.