Studie en studentenleven

Zaalreservering voor studenten

Studenten kunnen zalen reserveren via het zaalreserveringssysteem Web Room Booking (WRB).

Zorg dat je van onderstaande huisregels op de hoogte bent voordat je een aanvraag verstuurt via WRB.

Reserveringsverzoeken die niet voldoen aan de huisregels genoemde voorwaarden worden niet in behandeling genomen.

Huisregels zaalreservering via WRB

    1. Studenten en studie- of studentenverenigingen kunnen via WRB een zaal aanvragen voor vergaderingen, workshops of bijeenkomsten.
    2. De hoofdregel bij het afhandelen van zaalaanvragen is dat colleges en tentamens te allen tijde voorrang hebben op andere activiteiten. Een toegewezen zaal kan, in uitzonderlijke gevallen, weer geannuleerd worden door de WRB beheerder indien dit voor een vloeiende voortgang van het onderwijs noodzakelijk is. Indien mogelijk krijg je een andere zaal toegewezen.
    3. Er kunnen geen zalen worden gereserveerd / gehonoreerd / toegekend voor commerciële doeleinden die niet rechtstreeks vanuit Tilburg University worden / zijn geïnitieerd.
    4. Zaalaanvragen kunnen alleen worden gehonoreerd mits deze binnen (de) collegebloktijden vallen.
      De collegebloktijden zijn als volgt:
      8:45 – 10:30; 10:45 – 12:30; 12:45 – 14:30; 14:45 – 16:30; 16:45 – 18:30; 18:45 – 20:30
      Reserveringsverzoeken die onnodig meerdere bloktijden blokkeren worden niet gehonoreerd!
      (denk hierbij aan een reservering van bijv. 10:00 – 11:00 uur). In dat geval worden de reserveringstijden aangepast.
      De bevestigingsmail bevat het juist toegekende tijdslot. Lees deze goed, bevestiging kan immers afwijken van de aanvraag.
    5. Er dienen altijd 15 minuten tussen twee boekingen te zitten, met name voor en na al geroosterde colleges. In de praktijk kan dit dus betekenen dat een aanvraag van een uur teruggebracht wordt tot 45 minuten.
    6. Zaalreserveringen dienen minimaal drie werkdagen van tevoren te worden aangevraagd. De zaal is pas gereserveerd als je daar een bevestiging van hebt ontvangen.
    7. Zalen kunnen tot maximaal 3 weken vooruit worden gereserveerd.
    8. De WRB beheerder kan je reservering verplaatsen naar een andere zaal die overeenkomt met de aangevraagde zaal. Dit wordt automatisch getoond op je bevestigingsmail. Let dus goed op!
    9. Communicatie over zaalreserveringen vindt uitsluitend via mail plaats (wrb@tilburguniversity.edu).
    10. Aanvragen van zalen voor het afstuderen lopen via de Student Desk. De student vraagt bij de Student Desk een zaal aan samen met het formulier voor afstuderen.
    11. Voor reserveringen van de Cultuurtuin en de Blackbox geldt niet de max. 3 weken vooruit reservering. Reserveringen voor deze twee zalen kunnen uitsluitend via email gedaan worden (wrb@tilburguniversity.edu). Hierbij is het noodzakelijk dat de volgende informatie in de email staat:
      • Contact informatie zoals naam, telefoonnummer, organisatie en kamernummer;
      • Een korte naam, telefoonnummer, organisatie en kamernummer;
      • Een korte omschrijving van het geplande evenement (congres, lezing, college, vergadering, etc.);
      • Eventueel de extra benodigde faciliteiten zoals beamer, microfoon, whiteboard, het aantal tafels of stoelen etc;
      • BEAMER: In de Cultuurtuin is geen beamer aanwezig. Deze dien je zelf via de LIS-Servicedesk te reserveren, tel. 2222.
    12. Heb je faciliteiten nodig zoals extra schoonmaak of beveiliging, neem dan contact op met de Facility Servicedesk of via het Servicenet.
    13. Aandachtspunten:
      • Het is niet toegestaan om het maximum aantal personen qua zaalgrootte te overschrijden;
      • de opstelling van het meubilair dient in originele opstelling teruggeplaatst te zijn bij verlaten van de zaal;
      • in de collegezalen eten en/of drinken is aan regels gebonden (zie aankondiging zaal).