Privacy verklaring studentenbegeleiders
Deze privacyverklaring is expliciet gericht op het verwerken van persoonsgegevens van studenten door de studentenbegeleiders en bevat informatie over hoe en welke persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de begeleiding van hun persoonlijke situatie.
Studenten kunnen voor, tijdens en na hun studieperiode aan Tilburg University begeleiding krijgen van een mentor, onderwijscoördinator, studentendecaan, topsport coördinator, studentenpsycholoog, de studentenpastor en de studiekeuze –en loopbaancoach.
De algemene privacyverklaring van Tilburg University kunt u raadplegen op de webpagina Privacy Statement Tilburg University.
Grondslag en doeleinden van de verwerkingen
Tilburg University hecht veel waarde aan het zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens. Verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor Onderwijs, Onderzoek en de ondersteunende bedrijfsprocessen. De verwerking van persoonsgegevens van studenten door studentenbegeleiders heeft voor een deel een wettelijke grondslag (Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, WHW), en voor andere onderdelen de overeenkomstrechtelijke grondslag ( studieovereenkomst tussen student en Tilburg University), aangezien studenten over het algemeen zelf om begeleiding zullen verzoeken.
Wanneer studenten tijdens de begeleiding bijzondere persoonsgegevens delen met de begeleider, zal de student om toestemming worden gevraagd om deze bijzondere persoonsgegevens in het studentendossier te mogen verwerken. Uiteraard worden deze gegevens goed beveiligd en hebben alleen de medewerkers van wie het noodzakelijk is dat zij deze gegevens kunnen inzien, rechtstreekse toegang tot de gegevens. De verwerking van de persoonsgegevens door studentenbegeleiders heeft als doel om de studenten te begeleiden en studieadvies te geven.
Herkomst van persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de studenten die verwerkt worden zijn afkomstig van de student zelf en/of derden en waren niet eerder bekend bij de studentenbegeleiders dan voordat zij het verzoek voor inschrijving en/of een verzoek om begeleiding hebben ingediend.
Categorie persoonsgegevens
De studentenbegeleiders verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het geven van studiebegeleiding aan desbetreffende studenten. Bij de aanmelding door de student wordt er gevraagd om het studentnummer, de naam en contactgegevens (mail en/of telefoonnummer). Dit zijn de persoonsgegevens die standaard worden verwerkt door studentenbegeleiders om een afspraak te kunnen inplannen. Daarnaast worden de bijzondere en soms gevoelige persoonsgegevens verwerkt die de student tijdens contactmomenten met de begeleider verstrekt, mits dit noodzakelijk is voor de begeleiding van desbetreffende student.
De ontvangers van de persoonsgegevens
De studentenbegeleiders delen de persoonsgegevens van studenten alleen indien dit noodzakelijk is voor de begeleiding van de student en/of het geven van een studieadvies of indien student hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
De bewaartermijnen van de persoonsgegevens
De begeleidingsdossiers van studenten worden voor 10 jaar bewaard. De bewaartermijn van 10 jaar is gekoppeld aan de diplomatermijn van DUO, die vastgesteld is op 10 jaar. Voor studentenpsychologen geldt een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar.
De rechten van studenten
De studenten hebben een aantal rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens: zij hebben het recht de persoonsgegevens in te zien en te corrigeren, te beperken, te wissen, over te dragen aan een derde partij, bezwaar aan te tekenen tegen de verwerkingen en het recht een klacht in dienen bij de Functionaris Gegevensbescherming en/of de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over deze rechten vindt u in op de Privacy Statement van Tilburg University.