News and events Tilburg University

Golden Rules

Gepubliceerd: 12 februari 2021 Laatst bijgewerkt: 06 januari 2022

De huidige coronasituatie vraagt veel van ons allemaal. Wie zien dat het voor veel medewerkers steeds zwaarder wordt. Dit blijkt onder andere uit de resultaten van het tweede medewerkersonderzoek naar werk en welzijn. We hebben een aantal ‘spelregels’ opgesteld die ons allemaal zouden kunnen helpen om het in deze ongebruikelijke omstandigheden toch vol te houden.

De huidige coronasituatie vraagt veel van ons allemaal, maar samen is het ons gelukt om ons mooie werk zo goed en kwaad als het ging voort te zetten. Daarvoor verdient iedere medewerker een enorm compliment! Maar de crisis duurt lang en hoewel er licht gloort aan het einde van de tunnel, zien we ook dat het voor veel medewerkers steeds zwaarder wordt. Dit blijkt onder andere uit de resultaten van het tweede medewerkersonderzoek naar werk en welzijn.

Bijna allemaal werken we vanuit huis en zijn onze dagen gevuld met beeldschermwerk en aaneengesloten vergaderingen via Teams of Zoom. Onze werkzaamheden combineren we met thuisonderwijs, zorg voor kinderen of mantelzorg. We hebben het gevoel dat we ‘vastzitten aan de pc’, dat werk en privé steeds meer door elkaar lopen en kunnen ons daardoor vermoeid voelen. Sociale contacten met collega’s op kantoor en in de wandelgangen is wat ons bindt en energie kan geven, het gemis daaraan wordt steeds schrijnender.

Hoewel de situatie voor iedereen verschillend is en anders ervaren kan worden, kunnen al deze omstandigheden gevolgen hebben voor onze mentale en fysieke gesteldheid. Met elkaar moeten we daarom proberen goed voor onszelf, maar ook voor elkaar te zorgen. Dit is nu belangrijker dan ooit. Dit vraagt een gezamenlijke inspanning: van leidinggevenden om voor medewerkers te zorgen, van medewerkers om voor zichzelf en voor elkaar te zorgen.

Als bestuur, decanen, vice-decanen en directeuren hebben we een aantal ‘spelregels’ opgesteld die ons allemaal zouden kunnen helpen om het in deze ongebruikelijke omstandigheden toch vol te houden. Daar is echt even bijzondere aandacht –van en door ons allemaal- voor nodig!. Op de website Blijf betrokken en gezond zijn nog meer adviezen, tips en ondersteuning te vinden die Tilburg University biedt om mentaal en fysiek gezond te blijven. Omdat de situatie voor iedereen verschillend is, bepaalt iedereen zelf wat bij hem of haar past.

In de kern gaat het erom dat we positief blijven, verbonden zijn en op elkaar letten. Dat we ons continu bewust zijn van de impact die ons handelen op een ander kan hebben. Als leidinggevenden willen we hierin het goede voorbeeld geven: Leading by doing.

Het College van Bestuur, mede namens de decanen,

Wim van de Donk
Jantine Schuit
Paulina Snijders

Wij zorgen voor jou

We hechten belang aan rust en hersteltijd

Wat gaan wij doen:

We voeren gezonde vergaderroutines in door:

  • meetings standaard in te korten: 45 in plaats van 60 minuten, 25 in plaats van 30 minuten. Hiermee creëren we meer ruimte in de agenda en tijd voor pauzes.
  • geen meetings te plannen tijdens de lunchpauze (12-13 uur). Hierdoor krijg je tijd om je los te maken van je beeldscherm, pauze te nemen en echt even iets anders doen.
  • alternatieven te kiezen voor videocalls om zaken af te stemmen door de telefoon te gebruiken, een Teams-bericht te sturen of een wandelafspraak te maken. Zo reduceren we de hoeveelheid beeldschermwerk.

Het is belangrijk om tussen meetings en tijdens langere meetings pauzes in te lassen. Daar komt bij: een korte meeting is effectiever en geeft meer energie dan een lange. Ook is te veel beeldschermwerk ongezond is en slecht voor je ogen. Om deze gezonde vergaderroutines door te voeren gaan we in overleg met secretariaten.

We reduceren de vergaderdruk door:

  • geen reguliere en formele meetings te plannen in vakantieweken.

    Concreet wijzen we per collegejaar een aantal weken aan die we zoveel mogelijk vergadervrij houden. Voor het collegejaar 2021/2022 zijn dit de volgende periodes:

    Vergadervrije weken: 
    23 oktober t/m 31 oktober 2021 (herfstvakantie*)
    25 december 2021 t/m 9 januari 2022 (kerstvakantie*)
    26 februari t/m 6 maart 2022 (voorjaarsvakantie*)
    30 april t/m 8 mei 2022 (meivakantie*)
    *Dit zijn de schoolvakanties van basis- en middelbare scholen.

    Voor afdelingen waar het werk zich niet goed leent om de vakantieweken vergadervrij te maken, kijken we welke periodes daarvoor wel geschikt zijn.

  • te onderzoeken of een ‘meetingvrije’ dag in de week mogelijk is. Hiervoor zullen we in samenspraak met de secretariaten bekijken of dit haalbaar is.

We hechten belang aan ontmoeten, maar willen af van de druk van het ‘moeten’. Niet iedereen zal de agenda helemaal leeg kunnen of willen maken, maar we streven naar minder druk en meer flexibiliteit. Belangrijk is dat je als medewerker eigen keuzes kunt maken, waarbij je ook rekening houdt met collega’s die andere keuzes maken.

We respecteren je werktijd en je privétijd

Wat gaan wij doen:

We reduceren de e-mail druk door:

  • Geen e-mails meer te versturen na 20 uur en in het weekend, als dat niet strikt noodzakelijk is.
  • Praktische tips aan te reiken hoe je hier slim mee om kunt gaan (denk aan uitgestelde levering, uitzetten van notificaties, e.d.).

We spreken binnen de divisie/faculteit of in het team verwachtingen uit en we maken afspraken over:

  • onze bereikbaarheid binnen en buiten kantooruren, en
  • hoe we elkaar bereiken (e-mail, WhatsApp, Teams, e.d.), en
  • wat een acceptabele responstijd is.

Thuiswerken geeft je meer vrijheid en tegelijkertijd ook meer verantwoordelijkheid. Het is belangrijk dat je je grenzen bewaakt en die van je collega’s respecteert: nee of niet nu is een legitiem antwoord. Ook moet het mogelijk blijven dat medewerkers werken op het moment dat het hen uitkomt, zonder dat collega’s daar hinder van hoeven te ondervinden.

We vinden aandacht, contact en dialoog essentieel

Wat gaan wij doen:

We stimuleren het gesprek en de dialoog door:

  • Waar dat nodig is gesprekken over prioriteiten en verwachtingen tussen medewerkers en leidinggevenden te stimuleren en ondersteuning te bieden waar nodig en wenselijk;
  • Werkdruk als terugkerend thema op de agenda te zetten: daarbij ervaringen te delen en haalbare doelen en deadlines af te spreken (wat doen we niet, wat doen we niet meer, wat doen we nu niet).

We verkeren in een bijzondere situatie. Het thuiswerken biedt ons nieuwe inzichten en voordelen, maar leidt er ook toe dat we het werk misschien niet gedaan krijgen zoals we gewend zijn. De werkdruk is hoog: steeds veranderende maatregelen vragen veel flexibiliteit in het werk, we hebben meer werk en moeten extra hard werken.  Het maken van goede afspraken over doelen, deadlines, verwachtingen en prioriteiten is essentieel.

Zorg voor jezelf en voor elkaar

​​​​​​​Realiseer rust en hersteltijd
  • Kort je meetings standaard in;
  • Plan geen meetings tijdens de lunchpauze (12-13 uur) of over geblokte tijd/andere vergaderingen/roostervrije dagen van je collega’s;
  • Probeer online meetings te beperken tot 4 uur per dag (maximaal 6 uur);
  • Kies alternatieven voor videocalls zoals de telefoon, een Teams-bericht of een wandelafspraak;
  • Organiseer tijd om na te denken en te reflecteren;
  • Gebruik de tijd die vrijkomt om je los te maken van je beeldscherm, pauze te nemen en echt even iets anders doen;
  • Neem verlof op en plan vrije tijd in, ook al kun je niet op vakantie. Even helemaal loskomen van je werk is belangrijk om op te laden en te herstellen.
Zorg voor balans tussen werk en privé
  • Informeer je team over je werktijden;
  • Bewaak je grenzen en respecteer die van een ander;
  • Wees assertief: nee of niet nu is een legitiem antwoord;
  • Zorg dat je niet doorlopend werkt of bereikbaar bent;
  • Stuur geen e-mails na 20 uur ’s avonds en ook niet in het weekend, behalve als het strikt noodzakelijk is en tenzij je dit met je collega hebt afgesproken;
  • Maak gebruik van de praktische tips die we aanreiken om slim met je e-mail om te gaan.
Blijf in dialoog en in contact
  • Stel samen met je leidinggevende prioriteiten in je werk;
  • Ga in gesprek met je leidinggevende en je team: hoe is de werkdruk, wat vinden we daarvan en wat gaan we eraan doen? Spreek haalbare doelen en deadlines af;
  • Investeer in contact: besteed aandacht aan elkaar en toon interesse. Neem de tijd om rustig met elkaar te praten en te vragen hoe het (echt) gaat;
  • Let extra op je kwetsbare collega’s;
  • Plan informele momenten met je collega’s en leidinggevende om bij te praten en -als het kan- ontmoet elkaar;
  • Mis je het collegiale contact en lijkt het je fijn om elkaar als collega’s te steunen? Ga dan op zoek naar een buddy. Als we je daarbij kunnen helpen, neem dan contact op met connectedleading@tilburguniversity.edu.

Praktische Tips

  1. Rustig doorwerken? Zet de notificaties/pop-ups uit zodat je niet ieder bericht binnen ziet komen. 
    Meer informatie
  2. Van je vrije dag genieten/niet bereikbaar? Zet je out-of-office reply aan. Dan is voor iedereen duidelijk dat je je e-mail niet leest. 
    Meer informatie
  3. Geen last hebben van binnenkomende e-mails op je telefoon? Zet notificaties/binnenkomende alleen tijdens kantooruren aan. Of haal de e-mail helemaal van je van telefoon af. 
    Meer informatie
  4. Je collega rust gunnen? Mail niet als iemand vrij is of maak gebruik van de delayed delivery. 
    Meer informatie
  5. Effectief mailen? Wees to the point: waar gaat het over (duidelijk onderwerp), wat is de kern van je verzoek (inhoud) en een goede afsluiter (heldere deadline).

En altijd: mail niet na 20 uur ’s avonds en ook niet in het weekend, behalve als het strikt noodzakelijk is.