Corona priklocatie

Hoe het vaccineren kon accelereren

Wetenschap Werkt 6 Joost Bijlsma

De maatschappij mooier maken met logistieke kennis. Dat is een van de ambities van de Tilburgse wetenschap. Hoogleraar logistiek management Jan Fransoo bracht dit tijdens de coronacrisis in de praktijk. Samen met een groep vrijwilligers leverde hij de kennis waardoor het vaccineren in de vijfde versnelling kwam.

Nederland kan qua kennis over logistiek met de besten mee. Maar begin dit jaar leek het daar even niet op. In de media circuleerden lijstjes met een ranking op snelheid van vaccineren per land, waarin ‘we’ onderaan bungelden. Minister Hugo de Jonge en zijn ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) kregen het zwaar te verduren. Hoe kon het toch dat we het aflegden tegen allerlei andere landen? Nederlanders waren ineens en masse experts in het bestrijden van virussen en vaccineren.

Jan Fransoo

Een van die Nederlanders is Jan Fransoo. Verschil is dat hij echt recht van spreken heeft. Hij weet veel over logistieke processen en hoe je die bijvoorbeeld bij vaccinaties kunt inrichten. Fransoo is sinds november 2020 als hoogleraar logistiek management verbonden aan Tilburg University en heeft daarnaast een gastaanstelling aan de TU Eindhoven. Hij herinnert zich nog goed hoe hij heel kort daarna betrokken raakte bij de discussie over de vaccinatiestrategie.

“Ik werd eind vorig jaar gebeld door een journalist van Nemo Kennislink. Hij schreef een verhaal over het transport van de vaccins wereldwijd. Ik kon hem meer vertellen over het vervoer, bijvoorbeeld met droogijs. Aan het einde kwamen we ook nog op het toedienen van vaccins. Dat is een logistieke operatie op zich. Ik sprak mijn verbazing uit over de onduidelijkheid destijds over hoe dit zou verlopen. Locaties zoals Ahoy en de Jaarbeurs waren nog niet afgehuurd. Terwijl we op dat moment een maand voor de aftrap van de vaccinatiecampagne zaten.” Zijn verbazing in het verhaal van Kennislink verspreidt zich viraal. Programma’s als Nieuwsuur pikken de kritiek op en vragen hem die te herhalen.

Team van vrijwilligers

Fransoo wil niet alleen vanaf de zijlijn roepen, maar het ministerie van VWS helpen. Daarom stelt hij in een e-mail zijn diensten beschikbaar. Dit schrijven verdwijnt echter in de enorme stroom correspondentie die het ministerie bereikt. Maar de kwestie laat hem niet los. “De insteek was toen nog: Nederland is goed in de griepprik. Dat is één dag prikken bij en door de huisarts. Als we dat keer tien doen – dus tien keer prikken bij de huisarts – dan zijn we er. Dus hoeven we ons verder ook niet voor te bereiden. Die gedachte was nogal naïef. Het was niet duidelijk of de huisartsen dat wel aankonden. Bovendien had je met veel meer onzekerheden te maken dan bij een griepprik, waar je een duidelijke doelgroep hebt en een betrouwbare levering.” Fransoo is niet de enige die dit vindt. Het ministerie luistert naar de kritiek en besluit om de vaccinatie vooral via de GGD te laten plaatsvinden. “Vervolgens heb ik een oproep op LinkedIn geplaatst met de strekking: de richting is nu goed, maar er is nog veel nodig op logistiek gebied om het op gang te krijgen. Wie wil helpen om dat verder te brengen?” Dat bericht valt in goede aarde. Logistieke professionals van ASML en Heineken stellen hun hulp gratis beschikbaar. “Met hen en enkele studenten van de TU Eindhoven hebben we een team van vrijwilligers gevormd. Uit eigen initiatief maakten we zes slides over hoe je het goed kon regelen.”

Vrijwilligersteam Jan Fransoo

Enkele leden van het team dat aan de slag is gegaan bij GGD West-Brabant.

  • Ed Slegtenhorst (Districon)
  • Saskia Kuijpers (DAF)
  • Marle Muselaers (Pantein Zorggroep)
  • Paul Enders (ASML)

 

Foto: Paul Enders

GGD West-Brabant

Ze willen de vaccinatiecampagne graag helpen versnellen, maar hoe komen ze binnen bij de autoriteiten? Daar wil Jantine Schuit, vice-rector magnificus van Tilburg University, wel bij helpen. Zij koppelt Fransoo aan GGD West-Brabant. Die wil graag dat hij en zijn vrijwilligers hun opschalingsplan beoordelen. Dat doen ze en uit hun analyse blijkt dat het GGD-plan beter kan. “Zoals ze het wilden regelen, kostte het veel te veel mankracht. Als we het zo in het hele land hadden gedaan, was het onmogelijk geweest om op een acceptabele vaccinatiegraad uit te komen.”

Lego-opstelling priklocatie

Een deel van het team maakt vervolgens met legostenen een ontwerp voor een beter logistiek proces en simuleert dit in een computermodel. Doel hiervan is dat elke GGD-prikker meer dan vier keer zoveel prikken per uur kan toedienen. Dat blijkt mogelijk door administratieve handelingen en het prikken los te koppelen en dit in efficiënt opgezette vaccinatiestraten te laten plaatsvinden.

Foto: Paul Enders

“De administratie kost meer tijd dan het prikken. Daarom moet je ervoor zorgen dat dit het prikken niet ophoudt.” Ze komen tot een proces waarbij de prikkers niet 18 – daar gaat de GGD eerst van uit – maar 60 tot 100 prikken per uur zetten. “Dit betekende dat je veel minder prikkers nodig had. Dat was essentieel omdat de werving van personeel een bottle neck is.”

Carte blanche

De West-Brabantse aanpak ziet er veelbelovend uit. Daarom lijkt het verstandig om deze als blauwdruk te gebruiken en landelijk toe te passen. Opnieuw treedt Schuit als koppelaarster op. Het team van Fransoo mag eind januari een presentatie geven bij het logistiek coördinatiecentrum van het RIVM. Een half uur later worden ze gebeld: we maken graag van jullie volledige hulpaanbod gebruik. Fransoo: “We hebben daarna direct studenten aan het werk gezet om tools voor de logistieke planning te maken. Ook hebben we een nieuw plan gemaakt om het tempo op te schroeven. Volgens ons was het mogelijk om van de toen verwachte 700.000 per week in juni naar 2 miljoen te gaan. De ambitie van ‘in oktober iedereen vaccineren’ kon daarmee naar ‘in juni het overgrote deel, de eerste prik’.” Kort daarop ontmoet Fransoo ook nog Erik Gerritsen, de hoogste ambtenaar bij het ministerie van VWS. “Hij gaf ons carte blanche om onze plannen landelijk bij alle instanties aan de man te brengen. Hij zei: als je ergens niet doorheen komt, bel mij dan direct.”

Beter tien prikkers die duimen draaien, dan één wachtend vaccin

Elfstedenscenario

Voor de versnelling was volgens Fransoo een omslag nodig in het denken bij RIVM en GGD GHOR. “Vanwege de aanvankelijke onzekerheid over de levering van vaccins wilden ze voorraden opbouwen. Met een voorraad kun je een precieze planning aanhouden, waarbij je het aantal benodigde prikkers kunt beperken. Dit past in het efficiency-denken dat de zorgsector kenmerkt. Maar in dit geval waren voorraden vaccins niet gewenst, omdat kwetsbare mensen daardoor langer risico liepen. De buffer moest ergens anders worden ingebouwd. We moesten meer prikkers aannemen dan strikt noodzakelijk. Ik zei toen: beter tien prikkers die duimen draaien, dan één wachtend vaccin.” Eind februari merkt hij dat het ministerie ook op die lijn zit. “Gerritsen appte mij: we moeten naar 2,5 miljoen per week in juni. Terwijl het toen nog onwaarschijnlijk was dat we daar voldoende vaccins voor zouden hebben. Ze bleken over te zijn gegaan op ‘het Elfstedenscenario’, zoals zij het zelf noemden. De gedachte was: we bereiden ons zorgvuldig voor op iets wat mogelijk niet gebeurt.”

Het kan niet

Een door GGD West-Brabant opgezette pilot toont aan dat de aanpak van team-Fransoo succes heeft. Na het ombouwen van de vaccinatiestraat blijkt het mogelijk om in drie kwartier evenveel prikken te zetten als daarvoor in één complete ochtend. Alle seinen staan dan op groen om het voor West-Brabant ontwikkelde proces landelijk in te voeren. De GGD GHOR geeft het team toestemming om de aanpak aan de regionale GGD’en te presenteren. De meeste grote vaccinatielocaties gaan vervolgens zo werken.

Ook daarna zijn er nog de nodige horden te nemen. Diverse keren klinkt een ‘het mag niet’ of ‘het kan niet’. “We hebben er vaak op moeten hameren dat het zo zou gebeuren als wij voorstelden. Zo wilden wij dat iemand al voor het prikken het bewijs krijgt dat de medische handeling is verricht. Zo voorkom je een extra controlemoment. Maar volgens de wet mag je alleen na behandeling een bewijs krijgen. Daar moest van hogerhand een formele tijdelijke uitzondering op worden gemaakt.” Gelukkig lukt het om het vrijwel zo uit te voeren als voorgesteld. Eind april komt het vaccineren hierdoor in een stroomversnelling. Het loopt dan zo goed dat het team overbodig is.

Het hielp enorm dat wij echte buitenstaanders zijn

Bondscoach

Als iets van de vaccinatieactie Fransoo zal bijblijven, is dat de grote bereidheid om bij te dragen. “Iedereen wilde belangeloos helpen.” Hij somt op: “De mensen van ASML en Heineken die onderdeel uitmaakten van ons team van vrijwilligers. De logistieke expert van DAF die hielp met het analyseren van het proces in de vaccinatiestraat in Breda. En het hoofd user experience-design dat we mochten lenen van Bol.com voor het maken van een website.” Voor de acceptatie van de adviezen is het pro bono en niet in opdracht werken cruciaal geweest, denkt Fransoo. Zijn team en hij hadden geen enkel belang. Vanaf het begin staat voor de hoogleraar vast dat hij onafhankelijk wil blijven. Bij het RIVM bedingt hij zelfs dat hij met de pers kritisch mag blijven spreken over de vaccinatiecampagne. “Het hielp enorm dat wij echte buitenstaanders zijn. Wij weten veel over logistiek, maar bemoeien ons niet met de zorgsector, ook niet in de toekomst.”

Hij is erg blij dat het ministerie, het RIVM en de GGD’en de hulp hebben geaccepteerd. Dat was niet vanzelfsprekend. “Ze hadden ook kunnen denken: weer van die mensen die vanaf de zijlijn van alles roepen.” Wat dat geroep betreft, is hij blij dat door de succesvolle vaccinatie de publieke aandacht in de zomer weer van corona naar sport verschuift. Fransoo: “Gelukkig werd iedereen  weer bondscoach in plaats van viroloog.”

Tweet Hugo de Jonge

Het 'New Common'

De coronacrisis zet grote maatschappelijke uitdagingen op scherp. Tilburg University deelt kennis en inzichten om onze samenleving opnieuw vorm te geven. Over dit ‘nieuw samen’ gaan we graag in gesprek.