Bewaartermijnen
De inhoud van een digitaal of papieren dossier bevat veel informatie over een persoon. Om een goede administratie bij te kunnen houden en haar diensten uit te kunnen voeren, moet Tilburg University dus bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar die gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is.
Er is op grond van de AVG geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties moeten zelf bepalen hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij moet worden gekeken naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waar men zich aan moet houden. Bijvoorbeeld op grond van belastingwetgeving.
Tilburg University heeft in de beleidsstukken met betrekking tot privacy op verschillende onderwerpen bepaald welke bewaartermijn wordt gehanteerd voor bepaalde persoonsgegevens. Kijk daarom altijd in deze beleidsstukken of er al een bewaartermijn is vastgelegd.
Vernietigen of archiveren
Wanneer de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij is of de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, moeten de gegevens worden vernietigd. Zijn de persoonsgegevens bestemd voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden? Dan mogen (of moeten) de persoonsgegevens in een archief worden bewaard.
Voor persoonsgegevens in een archief geldt geen bewaartermijn. Op deze regel bestaat een uitzondering: als de Archiefwet of een andere wet van toepassing is, geldt wel een bewaartermijn. De gegevens moeten dan worden vernietigd als ze niet meer nodig zijn voor het doel van het archief. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het diploma register.