Informatieschermen op de campus

Op de campus hangen informatieschermen, ook wel narrowcasting genoemd. Deze schermen zetten we in voor campuscommunicatie met als hoofddoel het betrekken van de campusgemeenschap. Hiermee sluiten we aan bij het strategische thema ‘Levendige campus’.

Narrowcasting aanvragen? Tip de communicatieafdeling!

Wil je iets onder de aandacht brengen van collega's, studenten of een externe doelgroep? Vul dan het Tip de Communicatieafdeling formulier in zodat de medewerkers van External & Campus Communication (ECC) voldoende informatie hebben om met jouw boodschap aan de slag te gaan. Je hoeft geen aanvragen te doen voor een specifiek communicatiemiddel; het is dan ook niet nodig om specifiek een narrowcasting aan te vragen. Je vult enkel dit formulier in zodat wij je tekst kunnen redigeren en kunnen kijken welke kanalen we inzetten om jouw boodschap zo effectief mogelijk te communiceren. Mocht je toch graag je voorkeur voor een narrowcasting (of een ander kanaal) laten blijken, kun je dat onderaan het formulier aangeven. We kunnen echter niet garanderen dat je verzoek zal worden ingewilligd.

Houd er dus altijd rekening mee dat de redactie van de narrowcasting het recht heeft om aanvragen te weigeren of te wijzigen. Het is dan ook aan te raden om altijd eerst een aanvraag te doen bij ECC, voordat je een slide op laat maken (door STUDIO).

Lees hier meer over de aanleverspecificaties.

Doelgroepen

Primaire doelgroep

De primaire doelgroep bestaat uit studenten en medewerkers.

Secundaire doelgroep

De secundaire doelgroep bestaat uit campusbezoekers (algemeen) en een specifieke groep campusbezoekers, namelijk de studiekiezers en hun ouders/begeleiders (alleen van toepassing bij wervingsevenementen).

Doelstellingen

Primaire doelstellingen voor de inzet van de schermen

Het promoten van evenementen die op de universiteit plaatsvinden en/of die door de universiteit worden georganiseerd.
Het delen van belangrijke en actuele informatie en het verspreiden van nieuws.
Een bijdrage leveren aan het engagen, binden en boeien van de campusgemeenschap.
Bijdragen aan de merkpositionering en versterken van merkwaarden van de universiteit door het actief uitdragen van zaken die dit positief beïnvloeden/ onze kernboodschap verspreiden.

Secundaire doelstellingen voor de inzet van de schermen

Het wegwijs maken van campusbezoekers tijdens events op onze campus.
Studiekiezers en hun ouders/begeleiders laten zien wat Tilburg University te bieden heeft.

Content (inhoud) en beheer

Beheer

De Newsroom heeft toegang tot Leftclick, het systeem waarin de narrowcastings kunnen worden geplaatst. Via dit systeem heeft de Newsroom de corporate schermen op de campus in beheer. De overige schermen worden beheerd vanuit verschillende teams:

In het Sports Center hangen schermen die door het Sports Center zelf worden beheerd. De Newsroom kan interessante content doorsturen om ook daar corporate content te laten plaatsen. Voor informatie over het plaatsen van berichten op de schermen in het Sports Center kun je een verzoek sturen naar scnarrowcasting@tilburguniversity.edu.*
TiGeAk heeft haar eigen schermen op de campus: twee schermen in Academia, vier schermen in Cobbenhagen en twee schermen bij de ingang van Esplanade (rechter kant). Hierop plaatsen zij content van studie- en studentenverenigingen (Fosst, Idea, Magister, Asset, TOP, Flow en Unipartners; ook de Facility Service Desk is hierbij betrokken).
Cirfood heeft haar eigen schermen in de koffiekamer in Cobbenhagen en bij de catering in CUBE.
De Bonheur Horecagroep heeft haar eigen schermen in de Faculty Club en Grand Café Esplanade.
In de Library hangen bij de Brabant collectie eigen schermen van de Brabant collectie (deze kunnen ook worden beheerd door M&C).
In het Goossens gebouw hangt een scherm bij de ITS balie die door ITS zelf wordt beheerd.
TiSEM heeft haar eigen schermen in Intermezzo en Koopmans.

*Richtlijnen voor aanleveren van content bij Sports Center

Voor een full screen afbeelding: 1920 x 1080 pixels met JPG-extensie.
Er kunnen foto's met tekst worden aangeleverd. Foto’s moeten liggend zijn.
Tekst: alleen Engelstalig.
Filmpjes zijn toegestaan. Het filmpje mag maximaal 1 minuut duren. Het moet een .H264 of MPEG4 bestand met resolutie 1020 x 1020 (Full HD) of 1280 x 720 (HD) zijn. Achter het filmpje mag geen geluid zitten.

Content

Vaste corporate content, verzorgd door de Newsroom (continue vertoning):

Slide met ‘follow us on our social media’.
Slide(s) mbt onze strategie.

Wisselende content (standaard maximaal twee weken):

Aankondiging van evenementen (betrekken).
- Evenementen met een eigen slide, alleen als:
  - Het thema van het event een van onze strategische thema’s betreft (bijvoorbeeld de corporate events, events van Studium Generale).
  - Deze door Tilburg University worden georganiseerd (of wij in ieder geval betrokken zijn bij de organisatie)
  - Die relevant zijn voor de meeste studenten en/of medewerkers van Tilburg University.
- Evenementenoverzicht Studium Generale (uitzondering: draait per maand ipv twee weken)
Evenementen op de dag zelf, tijdens het evenement: informatie over wat er plaatsvindt in een specifiek gebouw (informeren)
Aangepaste openingstijden van gebouwen en horeca (informeren) (uitzondering: mag indien relevant langer draaien)
Slide aangeleverd door Univers met het nieuws van die week (informeren)
Slides aangeleverd door M&R voor tijdens wervingsevenementen (informeren en profileren).
Berichten die passen bij onze branding strategie (de strategische thema’s) en bijvoorbeeld onderdeel zijn van een campagne. Deze worden geplaatst in de vorm van een beeldvullende foto met quote (profileren).

Uitzondering: evenement voor specifieke doelgroep – Aankondiging van evenementen die niet aan de voorwaarde ‘relevant voor zo goed als alle studenten en/of medewerkers van Tilburg University’ voldoen, kunnen in overleg met de Newsroom in een specifiek gebouw op de schermen worden getoond; daar waar deze informatie wel relevant is voor een groot deel van de studenten/medewerkers die daar komen. Deze aanvragen worden altijd op individuele basis door de Newsroom beoordeeld.

Spreiding van content

De schermen hangen op verschillende plaatsen waar onze doelgroepen verschillende houdingen kunnen aannemen. Op basis van deze houdingen, onderscheiden we drie categorieën. Vanwege de wisselende houding van de doelgroep, wisselt ook het doel dat we willen bereiken met de schermen die binnen de categorie vallen.

Snelle voorbijgangers willen we betrekken
Zittende werkers/lunchers willen we betrekken en informeren
Kijkers willen we betrekken en profileren

Op basis hiervan hebben we de schermen gegroepeerd. Aan de hand van deze groepen schermen, maken we templates in ons systeem. Op die manier zorgen we ervoor dat de slides aan de hand van hun doel op de juiste schermen geplaatst worden.

Verder houden we altijd aan dat een bericht maximaal twee weken achter elkaar wordt vertoond.

Uitzondering: informatie specifiek relevant in een bepaald gebouw – In het geval een aanvraag wordt gedaan voor specifieke informatie die relevant is voor de bezoekers van een specifiek gebouw, kan er in overleg met de Newsroom worden afgeweken van deze templates. Een voorbeeld kan zijn: een nieuwe functionaliteit in de Library die op alle schermen in de Library kan worden getoond. Deze aanvragen worden altijd op individuele basis door de Newsroom beoordeeld.

Uitzondering: calamiteiten – Bij calamiteiten wordt een uitzondering gemaakt; slides met informatie over calamiteiten worden altijd overal, dan wel op alle relevante schermen geplaatst en mogen, indien relevant, langer dan twee weken blijven staan.

Proces en contentcreatie

Het vergaren van content voor de corporate schermen gebeurt door de Newsroom. Content voor het kanaal komt hoofdzakelijk vanuit:

De organisatie (onder andere via External & Campus Communication)
Verzoeken/suggesties van studenten en medewerkers via het Tip de Communicatieafdeling formulier waar de aanvrager een communicatieboodschap instuurt en daarbij aan kan geven of hij/zij de voorkeur heeft voor een specifiek kanaal zoals narrowcasting. De Newsroom beoordeelt de aanvraag, kijkt via welke kanalen we de boodschap communiceren en vraagt eventueel extra input op (bijvoorbeeld een foto voor de narrowcasting).

De Newsroom maakt de slide op in de Tilburg University huisstijl met de herospace onderaan (witte balk met logo Tilburg University). Tilburg University is de afzender van het bericht.

Aanleverspecificaties

De boodschap van het bericht moet aansluiten bij de profilering van de universiteit.
Het bericht moet relevant zijn voor bijna alle studenten en/of medewerkers van Tilburg University. Berichten die bijvoorbeeld toegespitst zijn op één faculteit worden niet geplaatst (of bij uitzondering op schermen in een specifiek gebouw, altijd in overleg met de Newsroom).
Lever altijd zowel een foto als een tekst aan, dan wel een opgemaakte slide*.
We plaatsen alleen een afbeelding die past in de beeldlijn van Tilburg University.
Let er goed op dat de auteursrechten voor een afbeelding geregeld zijn.
Aanlevering afbeelding alleen met .jpg extensie, formaat 1920x800 px of 1920x1080 px (op dit tweede formaat mag geen belangrijke informatie op de onderste rand van de afbeelding staan, want daar moet plaats zijn om een witte doorschijnende balk te plaatsen).
Hou je tekst kort en bondig. Maximaal 25 woorden inclusief plaats, tijd en URL.
Tekst bij voorkeur in het (Amerikaans) Engels. Alleen als het echt enkel voor een Nederlandse doelgroep relevant is, plaatsen we het in het Nederlands.
We plaatsen geen slides met:
- Een (gedeeltelijk) commercieel karakter (bijvoorbeeld sponsors).
- Uitingen ter promotie van personen (bijvoorbeeld verkiezingen).
- Een oproep voor nieuwe bestuursleden.
- Uitingen ter promotie van een ‘informeel’ evenement, zoals feesten, lustrumborrels, etc.

*Uitzondering: opmaak slide – De contentverantwoordelijke mag in overleg met de Newsroom ook een opgemaakte slide insturen, maar alleen als deze is opgemaakt in een eigen erkende huisstijl (die door ECC is goedgekeurd). De Newsroom plaatst dan nog enkel de herospace onder de slide voordat zij deze op de schermen plaatsen (zorg in de opmaak van je slide dus altijd dat hier nog ruimte voor is onderaan!). Deze aanvragen worden altijd op individuele basis door de Newsroom beoordeeld.

Taal

De slides op de narrowcasting zijn in principe in het (Amerikaans) Engels. Op die manier is het voor alle doelgroepen te volgen. Wanneer een bericht echt alleen voor een Nederlandse doelgroep relevant is, kan het bij uitzondering in het Nederlands worden geplaatst.

Als een bericht een hele hoge urgentiewaarde heeft (bijvoorbeeld bij crisiscommunicatie), kan het bij wijze van uitzondering twee keer in een andere taal worden geplaatst.

Verhouding tot andere (digitale) media en vindbaarheid

Verhouding tot onze website

Op sommige slides wordt een URL vermeld. Deze URL verwijst in principe altijd naar een webpagina op onze corporate website. Verder worden op de evenementenslides (zowel de losse slides als de evenementenoverzichten) evenementen getoond die ook op onze universitaire kalender op de website staan.

Verhouding tot onze social media

Op de follow us slide wordt verwezen naar onze socialemediakanalen met een oproep om deze te volgen.

Evaluatie

De coördinator van de Newsroom organiseert periodiek intervisiebijeenkomsten om te evalueren hoe we omgaan met de inzet van onze kanalen, waaronder de narrowcasting. Andere vormen van evaluatie, zoals doelgroeponderzoek, zijn ook daar belegd.

Feedback op de narrowcasting is welkom via news@tilburguniversity.edu