Hoe laat je een 'virtual team' goed samenwerken?
Dankzij ontwikkelingen in de informatie en communicatie technologie (ICT) wordt het steeds makkelijker om met elkaar in teams samen te werken, zelfs als we niet fysiek op dezelfde plaats zijn. Chat- en video conferencing applicaties zoals Skype, Google Hangouts en Goto Meeting maken het gemakkelijk om in real-time met elkaar in contact te treden en overleg te voeren.
Ook voor bedrijven zijn deze ontwikkelingen interessant. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf waarvan werknemers veel onderweg zijn, bijvoorbeeld consultants. Het is handig als deze werknemers ook als zij niet op kantoor zijn, toch kunnen deelnemen aan vergaderingen. En denk ook aan internationale bedrijven met meerdere vestigingen verspreid over verschillende landen. Zij kunnen dankzij de verschillende ICT-applicaties gemakkelijker in mondiale teams aan projecten werken. De technologie verbetert ook steeds, met als recente ontwikkeling 3D projectie:
Er zijn veel voordelen te bedenken voor het online samenwerken in virtuele teams. Het werken in virtuele teams heeft echter ook een aantal nadelen. Zo is er beperkte non-verbale communicatie en kunnen mensen afgeleid raken door zaken om hen heen. Het is daarom voor bedrijven belangrijk te weten wanneer en onder welke omstandigheden werknemers optimaal werken in virtuele teams.
Je kunt op verschillende manieren onderzoek doen naar het werken in virtuele teams, denk aan enquêteonderzoek of een experiment. Kies je voor een experiment, dan kun je bijvoorbeeld twee groepen dezelfde opdracht geven, waarbij de ene groep virtueel samenwerkt en de andere groep in persoon.
Suggesties voor onderzoek
- Welke soorten van online samenwerking en virtuele teams zijn er? Waarvoor en in welke mate worden deze mogelijkheden door mensen in hun vrije tijd gebruikt en in welke mate zijn ze gemeengoed in het bedrijfsleven?
- Sommige taken of opdrachten zijn gemakkelijker in persoon uit te voeren, andere kunnen gemakkelijk in virtuele teams worden aangepakt. Welk soort opdrachten zijn beter ‘geschikt’ om in persoon uit te voeren?
- Welke moeilijkheden komen virtuele teams tegen in het samenwerken? Denk bijvoorbeeld aan organizatorische aspecten zoals het plannen van een meeting, technische moeilijkheden of beperkte non-verbale communicatie. Hoe en in welke mate verschilt dit van face-to-face meetings?
- Wanneer is het rendabel voor bedrijven om met virtuele teams te werken? Met welke overwegingen moet het management rekening houden als het virtuele teams wil gaan inzetten op projecten? Wanneer zijn virtuele teams een efficiënt middel voor een bedrijf, met andere woorden: onder welke omstandigheden en voorwaarden zullen virtuele teams een voordeel voor het bedrijf zijn?
Bruikbare bronnen
- Bree, J. van, Vlietman, M. en Wierda, R (2001). De realiteit van virtuele teams. Amersfoort: Twynstra Work Innovation (online beschikbaar)
- Jarvenpaa, S. L., & Leidner, D. E. (1998). Communication and trust in global virtual teams. Journal of Computer-Mediated Communication (online beschikbaar)
- Arjan Hooiveld (29-01-2013). De uitdagingen van het communiceren op afstand [Web log post]. Website: www.werken20.nl (link naar artikel)
- P&O Actueel (06-04-2012). Samenwerken in virtuele teams. Hoe doe je dat? Website: www.penoactueel.nl (link naar artikel)
- Erin Meyer (19-08-2010). The Four Keys to Success With Virtual Teams. Website www.forbes.com (link naar artikel)
Dit animatiefilmpje laat zien waar je allemaal rekening mee moet houden om een virtual team goed te laten functioneren: