Lering trekken uit winnende én verliezende calls

Auteur: Clemens van Diek

Daar gaat een heel traject aan vooraf, met een vrij gering slagingspercentage bovendien, dat gemiddeld rond de tien procent ligt. Dat is op zich al een drempel om als onderzoeker in een aanvraagprocedure te investeren. Wat is de kans dat het (niet) lukt? Moet ik daar mijn kostbare tijd aan spenderen? Waar mik je op, want er zijn veel subsidie-opties.

“Een goed voorstel in elkaar draaien vereist vakmanschap”

Om drempels weg te nemen kan het Team Grant Support, bestaande uit tien medewerkers, worden ingeschakeld, dat inmiddels heel veel expertise heeft opgebouwd voor de ondersteuning van aanvragen. Men kan er terecht voor allerlei zaken, van advies, (online)voorlichting, scouting kandidaten, verkennen subsidiemogelijkheden, contact met subsidieverstrekker, pitch-voorbereiding, meelezen en redigeren van het conceptvoorstel tot evaluaties. Over 2021 werden alleen al zo’n 80 persoonsgebonden aanvragen begeleid.

Het eigenaardige, en soms frustrerende, is dat een voorstel van een runner-up, die dus net naast de pot piest, vaak minstens zo interessant kan zijn en net zo goed van hoog niveau dan een winnend voorstel. Waarom de een wel en de ander (net) niet de poet binnenhaalt, that’s the question.

Tijdens de bijeenkomst kwamen vragen aan de orde als: wat zijn succesfactoren, welke ondersteuning is nodig, wat kunnen de onderzoekers leren van elkaar en hoe kunnen ze worden gestimuleerd om aanvragen te doen? En kunnen ze ook ingepast worden in het strategische programma van de universiteit? Kennis en ervaring worden gedeeld in twee break-out sessions, onder leiding van Esther Keymolen (vicedecaan onderzoek TLS) en Anne Lafarre (TLS en vicevoorzitter Tilburg Young Academy). De deelnemers worden op de foto gezet en de meeting wordt afgesloten met een groepsfoto en een borrel.

No one size fits all

Soms kan het verstandig zijn, gaat Van de Donk verder, om onderzoeksvragen te bundelen. Het kan helpen, om er niet in je eentje voor te staan. “When you’re not alone, it helps”. En er is geen winnende formule. Soms is een jury te overtuigen met een doorsnee aanpak, soms wordt een moedig stuk gehonoreerd. “There is no golden rule”. Dat feit komt later ook terug in de break-out sessies. Voor een aanvraag geldt: ‘No one size fits all’. Niettemin is het heel leerzaam om kennis te nemen van winnende en verliezende voorstellen.

Tijd en motivatie vormen vaak het probleem

Asel Doranova, runner-up in 2021 van drie EC H2020 voorstellen over energie en duurzaamheid (TSC, dit jaar was ze wel succesvol met een EC Horizon Europe project), merkt op dat er sprake is van ‘competitive interests’. Besteed je de tijd aan grant application, onderwijs of publiceren? Dat knelt. “Incentives could help with dealing with these constraints”.

De steun van de faculteit en/of departement is belangrijk. Moet er niet meer schrijftijd vrijgemaakt worden? Een beleidskwestie. Een aantal faculteiten doen dat al, met een zogenaamd incentive scheme, en mag onderwijstijd worden ingewisseld voor aanvraagtijd. Maar het beleid is specifiek ingevuld per faculteit.

Martijn Boons, winnaar van een NWO Vidi grant, meldt zeer tevreden te zijn over de support van de economische faculteit en zijn Finance department. Ook heeft hij veel geleerd van andere voorstellen van collegae.

Wim van de Donk voegt toe: “We moeten een omgeving creëren die stimuleert. “We want to provide an environment that is stimulating.” En maakt de vergelijking met bedrijven die investeren in creativiteit door aanstellingen vast te maken. (“Firms for example invest in permanent contracts in order to not loose creative minds”)

“Neem kennis van winnende en verliezende voorstellen”

Asel Doranova geeft als tip: sta er met een open mind in. En benoem ook de praktische component, de impact van je voorstel voor de samenleving. In haar geval: haak in op de UN en EU policy goals. Dat is iets wat jury’s steeds vaker willen horen. Emiel Krahmer voegt toe: “If an evaluator ranks your societal impact as very good instead of excellent, it already considerably lowers your chance of being awarded.”

Er is nogal wat deskundigheid in het ontwikkelen van al dan niet succesvolle subsidieaanvragen. Potentiële indieners doen er goed aan kennis te nemen van winnende voorstellen uit het verleden. Maar ook afgewezen aanvragen zijn zeer leerzaam. Omdat het niet leuk is om afgewezen te worden, en de redenen daarvan voor anderen bloot te leggen, is een veilige en vertrouwenwekkende cultuur wel een voorwaarde.

Ook buiten Tilburg University is de nodige expertise aanwezig. Contacten met en advies van NWO- en EU-commissieleden kunnen zeker interessant zijn. Die connectie leggen is trouwens ook iets wat Grant Support aanbiedt. Asel Doranova wijst nog op de RVO (contactpunt voor Horizon-aanvragen): “They provide a lot of help in improving our proposal and were crucial in being successful. They reviewed  more than once and really acted as sparring partners. NWO or other national entities do not have something similar to this.”

“Het belangrijkste is een goed projectidee en een goed cv”

Subsidieaanvragen worden wel als een loterij ervaren. Een beetje geluk komt er zeker bij kijken maar het belangrijkste is toch toch wel een goed projectidee en een goed cv. In het geval van consortiumsubsidies geldt ook een sterk netwerk.

“We moeten aan tafel zitten wanneer de calls worden geschreven"

Het aantrekken van externe financiering, met specifieke focus op maatschappelijke uitdagingen, is een strategische prioriteit van universiteit en faculteit. Externe financiering vormt zo een middel om de onderzoeksagenda van Tilburg University, met de focus op ‘brede welvaart’, verder uit te bouwen. Het zou mooi zijn als calls daar inpassen en de universiteit zo nog meer kan inzetten op EU-fondsen.

“De universiteit moet nog meer dan nu aan de voorkant meewerken aan de onderzoeksagenda van Brussel en andere (Nederlandse) externe fondsen. We moeten aan tafel zitten wanneer de calls worden geschreven", stelt vice-rector Jantine Schuit. De universiteit kan zich hierop nog doorontwikkelen en moet de netwerken richting Brussel, en andere externe fondsen, verder uitbreiden. “Daartoe zijn extra boegbeelden nodig die de kar trekken. Niet iedereen hoeft dit te doen en is daar geschikt voor, maar er zijn meer mensen nodig met die skills”, aldus Schuit.

“De toekomst is aan team-science"

Wat ‘collaborative grants’ betreft, waarbij de subsidie over meerdere partijen wordt gedeeld, haakt Tilburg geregeld aan en wordt een deel van de buit binnengehaald. Jantine Schuit: “Aanhaken is prima, maar als universiteit wil je ook projecten in huis hebben waar je de lead over hebt.”

Tot slot. “De toekomst is aan team science”, stelt Patrick Kenis (TiSEM), “daar wordt steeds meer naar gekeken bij de beoordeling van calls.”