Privacyverklaring alumni & externe relaties

Privacyverklaring Tilburg University

Deze privacyverklaring is expliciet gericht op de verwerkingen van persoonsgegevens binnen afdeling Development and Alumni Relations. De centrale algemene privacyverklaring van Tilburg University kunt u raadplegen op de webpagina Privacy Statement Tilburg University.

Wij delen uw persoonsgegevens nooit zomaar met derde partijen. Indien wij een derde partij inschakelen om uw persoonsgegevens te verwerken, ligt hieraan een verwerkersovereenkomst ten grondslag. Zonder een (verwerkers)overeenkomst zenden wij geen persoonsgegevens naar derde partijen toe.

De grondslag en doeleinden van de gegevensverwerkingen

De voornaamste wettelijke basis voor het verwerken van de persoonsgegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Development and Alumni Relations. Ons gerechtvaardigd belang is dat de verwerkingen noodzakelijk zijn om onze reguliere bedrijfsactiviteiten te kunnen verrichten. Een aantal andere gegevens die wij rechtsreeks van u ontvangen verwerken wij op grond van uitvoering overeenkomst of uw toestemming.

Het doel dat wij nastreven met de verwerking van uw persoonsgegevens is: ’een zodanige band realiseren, onderhouden en versterken met alumni, bedrijven en fondsen overeenkomstig de missie en ambities van onze universiteit, zodat die partijen de universiteit financieel dan wel in natura willen ondersteunen om de universiteit te laten excelleren en promoten’. Dit doel bevat twee aspecten. Enerzijds worden de persoonsgegevens gebruikt voor alumnirelatiebeheer en anderzijds voor fondsenwerving.

De herkomst van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens ontvangen wij via diverse bronnen. De persoonsgegevens van alumni worden grotendeels verkregen via de Studentenadministratie van Tilburg University. Dit is een deel van de persoonsgegevens dat u bij aanvang van en tijdens uw studie aan Tilburg University heeft verstrekt. Verder worden uw persoonsgegevens aangevuld met de gegevens die u zelf via (web)formulieren, mails of op andere wijze aan ons verstrekt. Daarnaast raadplegen wij openbare bronnen om uw gegevens nog verder aan te vullen (zoals LinkedIn en nieuwsbronnen).
De persoonsgegevens van andere relaties dan alumni verkrijgen wij van de relatie(s) zelf, bijvoorbeeld per telefoon, mail of visitekaart. Ook raadplegen wij openbare bronnen ter aanvulling van de gegevens van relaties.

De categorie persoonsgegevens

De gegevens die wij van u verwerken:

• Uw persoonlijke gegevens (zoals naam, adres en woonplaatsgegevens)
• Contactgegevens (telefoonnummer en emailadres)
• Informatie over uw afgeronde studie(s) (faculteit, studierichting en afstudeerdatum)
• Informatie over transacties met de afdeling Development and Alumni Relations (bankrekeningnummer en donatiegegevens)
• Informatie over uw lidmaatschap bij alumniverenigingen en studentenverenigingen
• Contactinformatie met betrekking tot evenementen (contactvoorkeuren, aan- en afmeldingen voor evenementen en aanwezigheid bij evenementen)
• Werkgeversinformatie (oude en huidige werkgever en functie)
• Informatie over uw familie (naam echtgenoot of echtgenote)
• Informatie over uw bijdrage als vrijwilliger (zoals mentorschap of het geven van een lezing aan studenten)

De bovenstaande persoonsgegevens zijn alle persoonsgegevens die we van u zouden kunnen verwerken. Dit betekent niet automatisch dat we alle bovenstaande persoonsgegevens ook daadwerkelijk van u hebben. Alleen de persoonsgegevens die bij ons bekend zijn over u, verwerken wij. Indien u bijvoorbeeld nooit een donatie heeft gedaan, zijn uw bankgegevens uiteraard ook niet bekend bij ons.

De persoonlijke informatie en gegevens worden gebruikt voor zowel alumnirelatiebeheer als fondsenwerving. De gegevens worden onder andere voor het volgende gebruikt:

• Het versturen van onze publicaties (zoals nieuwsbrieven en alumnimagazine).
• Het versturen van uitnodigingen voor alumni en andere Tilburg University evenementen.
• Het versturen van informatie over de mogelijkheid om vrijwilliger of donateur te worden.
• Het versturen van informatie over de mogelijkheid om loopbaantrainingen en nascholing te volgen.

Bovenstaande informatie ontvangt u van ons per brief, telefoon of via elektronische wegen (doorgaans per email). Dit hangt af van de contactgegevens waarover wij beschikken en de door u opgegeven contactvoorkeuren.

De ontvangers van uw persoonsgegevens

Wij hebben met verschillende derde partijen een verwerkersovereenkomst gesloten, zoals de verschillende alumniverenigingen van Tilburg University. In de verwerkersovereenkomst staan eisen die wij stellen aan de omgang en bescherming van uw persoonsgegevens, waar de verwerkers zich aan moeten houden. Wij hebben ons het recht voorbehouden om de werkwijze van de verwerkers aan deze eisen te toetsen. Met de Stichting Universiteitsfonds Tilburg is een gegevensuitwisselingsovereenkomst gesloten.

Binnen Tilburg University delen wij uw gegevens uitsluitend met afdelingen die uw gegevens nodig hebben voor hun doeleinden. Afdeling Career Office heeft toegang tot uw persoonsgegevens om profielen te schetsen voor de studenten van Tilburg University met betrekking tot carrièremogelijkheden. Deze afdeling kan studenten helpen bij het vinden van bijvoorbeeld een stageplek bij het bedrijf van een alumnus of alumna. Verder heeft ook de afdeling Marketing and Recruitment toegang tot uw persoonsgegevens. Deze afdeling richt zich op het werven van potentiële studenten.

Alleen indien u toestemming heeft gegeven, delen wij uw gegevens met (internationale) ranking organisaties, zoals de Times Higher Education en QS ranking.

De bewaartermijnen van uw persoonsgegevens

Tilburg University wil graag blijvend contact houden met haar alumni. De persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van alumnirelaties bewaren wij voor onbepaalde tijd. Persoonsgegevens waar een wettelijke bewaartermijn voor geldt, verwijderen we op het moment dat deze bewaartermijn is verstreken. Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteen lopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd.  Mocht u willen dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder omstandigheden mogelijk. Neem in dat geval contact met ons op via alumni@tilburguniversity.edu.

Uw rechten ten opzichte van de gegevensverwerkingen

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien en te corrigeren (bij constatering van onjuiste gegevens);
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• te verzoeken om uw persoonsgegevens uit onze systemen te wissen (recht op vergetelheid);
• op uw verzoek de persoonsgegevens elektronisch over te dragen aan een derde partij (recht op dataportabiliteit);
• bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens; en
• een klacht in te dienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Tilburg University en/of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het inzien van uw persoonsgegevens kunt u doen via een verzoek tot inzage persoonsgegevens. Voor een beroep op uw overige rechten kunt u de centrale privacyverklaring van Tilburg University raadplegen.

Functionaris Gegevensbescherming

Binnen Tilburg University is er een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die adviseert omtrent en toezicht houdt op de gegevensverwerkingen en de wetgeving. Mocht u contact op willen nemen met de Functionaris Gegevensbescherming, dan kunt u hem via onderstaande contactgegevens bereiken. Voor meer informatie over de Functionaris Gegevensbescherming, kunt u de centrale privacyverklaring van Tilburg University raadplegen.

Contactgegevens

Mr. M.R.G. Herregodts

Mailadres: privacy@tilburguniversity.edu