Aanvraagperiode Tilburg University kaart met succes verkort
Het is verplicht voor alle nieuwe studenten en medewerkers om een Tilburg University kaart aan te vragen. Maar studenten en medewerkers ondervonden lange wachttijden bij het aanvragen van hun kaart, wat tot wel 6-8 weken kon duren. Deze feedback werd verzameld tijdens de inventarisatieronde van het programma 'Ontknopen & Ontzorgen', gericht op het verminderen van regeldruk en het optimaliseren van processen. De inspanningen om het proces te verbeteren hebben met succes geleid tot een halvering van de aanvraagperiode.
Wachttijden met bijna de helft verminderd
Een team, bestaande uit de Academic Services (AS) en de Bibliotheek- en InformatieServices (LIS), dook diep in het aanvraagproces en werkten samen intensief aan het project. Uit de data-analyse bleek dat de wachttijd in januari tot oktober gemiddeld 16 werkdagen bedroeg. Dankzij efficiëntere werkwijzen en het elimineren van verspilling binnen het proces zijn onze collega’s erin geslaagd de totale doorlooptijd te verkorten tot een gemiddelde van 6.8 dagen. Dit is een indrukwekkende verlaging van 47% vergeleken met januari en februari 2023.
Aanpassingen doorlooptijden
Een andere belangrijke wijziging is dat het voortaan toegestaan is voor nieuwe medewerkers om hun kaart vóór hun eerste werkdag aan te vragen, zodat ze deze op tijd voor hun startdatum kunnen ontvangen. De doorlooptijd blijft afhankelijk van het aantal aanvragen. Zo weet men uit ervaring dat er bij de start van het academisch jaar aanzienlijk meer aanvragen komen vanuit studenten. Er wordt daarom onderscheid gemaakt tussen de doorlooptijd in hoog- en laagseizoen: 6 werkdagen tijdens het laagseizoen en 9 werkdagen tijdens het hoogseizoen.
Ontknopen & Ontzorgen
De inspanningen om de aanvraagprocedure te verbeteren maken deel uit van het bredere initiatief 'Ontknopen & Ontzorgen', gericht op het verminderen van regeldruk en het verbeteren van de ervaring van studenten en medewerkers op de universiteit. Door inefficiënties aan te pakken en processen te stroomlijnen, streeft Tilburg University ernaar een aantrekkelijke organisatie te zijn waar tijd en energie worden besteed aan wat echt belangrijk is, zonder onnodige administratieve lasten en frustraties.
Vragen
Mocht je vragen hebben of meer informatie willen weten hierover, neem dan contact op met de projectmanager Lea Nockemann via strategy2027@tilburguniversity.edu of bekijk de pagina Ontknopen & Ontzorgen.