Open Access Procedureregeling Art. 25fa Tilburg University

Volgens het principe van Open Access, onderschreven door de Universiteiten van Nederland (hierna: UNL) en waartoe behorend Tilburg University, dient wetenschappelijk werk vrij beschikbaar te zijn. 

Conform artikel 25fa van de Nederlandse auteurswet (hierna: Aw) hebben onderzoekers het recht om kort wetenschappelijk werk na verloop van een redelijke termijn ‘om niet’ te delen. UNL heeft besloten de uitoefening van dit recht te faciliteren. Enerzijds door onderzoekers te ontzorgen door ondersteunende diensten in te zetten voor het openbaar en vindbaar maken van artikelen, anderzijds door deelnemende onderzoekers te garanderen dat bij een juridisch geschil met een uitgever de universiteit als werkgever alle eventuele kosten voor haar rekening neemt. 

Op UNL-niveau spraken de universiteiten af dit juridisch risico gezamenlijk te delen. Overwegende dat:

• Tilburg University het belang onderschrijft van Open Access, daarbij het beleid volgend van de Nederlandse overheid zoals vastgelegd in de brief van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) van 15 november 2013;
• artikel 25fa Aw onderzoekers het recht geeft om kort wetenschappelijk werk na verloop van een redelijke termijn ‘om niet’ te delen;
• Tilburg University er belang bij heeft dat wetenschappelijke output van haar Werknemers goed te vinden is en met het oog op goed werkgeverschap wil faciliteren dat Werknemers optimaal gebruik kunnen maken van hun recht op grond van artikel 25fa Aw;
• Tilburg University ten behoeve van het vorenstaande van haar Werknemers een stilzwijgende niet-exclusieve licentie verlangt;

besluit het College van Bestuur van Tilburg University de navolgende procedureregeling vast te stellen per 1 januari 2024.

Artikel 1. Definities

Voor de toepassing van hetgeen bij of krachtens deze procedureregeling is bepaald, wordt verstaan onder: 

‘’Open Access’’: het zonder beperkingen beschikbaar stellen van wetenschappelijke verwezenlijkingen (hier: publicaties), in het bijzonder het vrij toegankelijk en gratis online beschikbaar stellen ervan. 

"Korte Publicatie": Het bibliografisch naspeurbare deel van alle korte vormen van overdracht van de uitkomsten van wetenschappelijk onderzoek in de vorm van een onzelfstandige publicatie d.w.z. voor de categorieën uit de KUOZ-publicatietypen ‘refereed’ of ‘non-refereed’ artikel in een tijdschrift, boekdeel, of ‘refereed of non-refereed’ congrespublicatie. Dit betreft niet alleen gedrukte maar ook elektronische publicaties van kort wetenschappelijk werk. 

‘’Redelijke termijn’’: met consensus binnen UNL gesteld op zes maanden embargo na eerste openbaarmaking.

‘’Werknemer’’: degene die werkzaam is of is geweest voor Tilburg University op het gebied van onderzoek. Hieronder vallen niet alleen (oud-)werknemers, maar ook personen die (onderzoeks)werkzaamheden voor Tilburg University verrichten op basis van een gastvrijheidsovereenkomst, een faciliteitenovereenkomst, een hoogleraarovereenkomst, een detacheringsovereenkomst en een overeenkomst van opdracht.

‘’Repositorium’’: een database die informatie in verschillende vormen (bijvoorbeeld: tekst, datasets, beeld of geluid) kan bevatten, hier bedoeld als de daartoe ingerichte database van Tilburg University waarin de onderzoeksoutput van TiU wordt opgeslagen, beheerd en bewaard (de huidige database bij opstellen van dit document is bekend als de Research Portal, merknaam Pure). 

“TiU”: Tilburg University.

Artikel 2. Achtergrond en juridisch kader

2.1         Art. 25 fa luidt als volgt:

De maker van een kort werk van wetenschap waarvoor het onderzoek geheel of gedeeltelijk met Nederlandse publieke middelen is bekostigd, heeft het recht om dat werk na verloop van een redelijke termijn na de eerste openbaarmaking ervan, om niet beschikbaar te stellen voor het publiek, mits de bron van de eerste openbaarmaking daarbij op duidelijke wijze wordt vermeld. 

2.2         Artikel 1.8 van de CAO Nederlandse Universiteiten (hierna: NU) luidt: 

1. De werkgever is verplicht al datgene te doen en na te laten, wat een goed werkgever in gelijke omstandigheden behoort te doen en na te laten. 2. De werknemer is gehouden zijn functie naar zijn beste vermogen uit te oefenen, zich te gedragen als een goed werknemer en te handelen naar de aanwijzingen door of vanwege de werkgever gegeven. 3. Van de werknemer wordt verwacht dat hij bij de uitoefening van zijn functie en in zijn persoonlijk en gemeenschappelijk optreden naar buiten, naar vermogen in de geest van de doelstelling van de universiteit te werk gaat. 

2.3         Artikel 1.20 van de CAO NU luidt: 

De werknemer is verplicht zich te houden aan hetgeen door de werkgever, met inachtneming van wettelijke bepalingen, in redelijkheid wordt bepaald ten aanzien van het octrooirecht, het databankenrecht, het kwekersrecht, het tekeningen- en modellenrecht, het merkenrecht en het auteursrecht.

Artikel 3. Reikwijdte Procedureregeling

De Werknemer heeft als onderzoeker het recht om gebruik te maken van artikel 25fa Aw om op die manier zijn Korte Publicaties na een redelijke termijn Open Access beschikbaar te maken. TiU wil met het oog op goed werkgeverschap faciliteren dat onderzoekers gebruik maken van dit recht. Deze procedureregeling maakt het mogelijk om dit met stilzwijgende instemming te doen, zonder dat de Werknemer daarvoor zelf in actie hoeft te komen. De procedureregeling bevat een opt-out mogelijkheid en een vangnetbepaling. Nadere uitleg is beschikbaar op de website van TiU.

Artikel 4. Openbaarmaking van Korte Publicaties via het institutioneel repositorium van TiU 

4.1         TiU faciliteert dat op basis van een stilzwijgende licentie Korte Publicaties openbaar gemaakt worden via het institutioneel repositorium (thans: research portal Pure). 

4.2         TiU heeft het niet-exclusief recht om elke Korte Publicatie die Werknemer heeft gemaakt en die voldoet aan de voorwaarden zoals omschreven in artikel 25fa Aw, om niet publiek beschikbaar te stellen via het institutioneel repositorium. Het uitgangspunt is dat de Werknemer hiermee instemt.

4.3         TiU heeft tevens het niet-exclusief recht om alle toekomstige Korte Publicaties van Werknemer die worden gepubliceerd met TiU en die voldoen aan de voorwaarden zoals omschreven in artikel 25fa Aw, om niet beschikbaar te stellen voor het publiek via het institutioneel repositorium. Het uitgangspunt is dat de Werknemer hiermee instemt.

Artikel 5. Opt-out 

5.1         De Werknemer heeft het recht voor elke afzonderlijke Korte Publicatie een opt-out aan te vragen voor deze beschikbaarstelling. Hiertoe dient de Werknemer een schriftelijke motivatie aan te voeren via de procedure voor de opt-out. De betreffende Korte Publicatie wordt vervolgens gesloten bewaard in het repositorium. Opt-out verzoeken worden standaard ingewilligd en ter informatie voorgelegd aan de Vice-Decaan Onderzoek van de betreffende School.

5.2         TiU zal zorgdragen dat de procedure voor de opt-outaanvraag op de website van TiU universiteitsbibliotheek te vinden is. 

5.3         Bij het delen van de Korte Publicaties en het administreren van opt-out verwerkt TiU persoonsgegevens van Werknemer, waaronder in elk geval: zijn achternaam, voorletter(s), en faculteit/afdeling. 

Artikel 6. Garanties en verplichtingen

6.1         TiU stelt zich garant voor elke claim door derden tegen de Werknemer die het gevolg is van deze Open Access Procedureregeling en vrijwaart Werknemer voor alle gevolgen van dergelijke claims. TiU zal de Werknemer juridisch en financieel steunen. Daaronder valt in ieder geval dat TiU noodzakelijke juridische bijstand zal bekostigen, waaronder bijstand door een gespecialiseerd advocaat ter keuze van de werknemer. TiU zal eventuele door de werknemer te betalen kosten, waaronder die van juridische bijstand zoals bedoeld in de vorige volzin, boetebedingen en andere (contractuele) vergoedingen of schadevergoedingen die het gevolg zijn van deze Open Access Procedureregeling en/of het publiek beschikbaar stellen van de Korte Publicatie, volledig vergoeden. Doel van deze garantie en vrijwaring is de eventuele negatieve gevolgen van dit reglement zo volledig mogelijk weg te nemen bij de werknemer.

6.2         TiU zal de Korte Publicatie niet eerder publiek beschikbaar maken dan zes maanden na eerste openbaarmaking. 

6.3         TiU zal te allen tijde de bron van de eerste openbaarmaking van de Korte Publicatie op duidelijke wijze vermelden. 

6.4         TiU en Werknemer zullen elkaar onmiddellijk op de hoogte stellen indien zij inbreuken op de Korte Publicatie(s) vaststellen of indien een derde aanspraak maakt op de Korte Publicatie(s), of stelt dat één of meer Korte Publicaties inbreuk maken op zijn rechten. 

Artikel 7. Terugwerkende kracht 

7.1         De procedureregeling geldt met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023 voor Korte Publicaties vervaardigd voor datum inwerkingtreding. 

7.2         De procedureregeling geldt ook voor Werknemers, die voorafgaand aan de datum inwerkingtreding verbonden waren aan TiU, met betrekking tot Korte Publicaties die tijdens de overeenkomst met TiU zijn gepubliceerd. In dit geval dient vastgesteld te worden dat de Werknemer in kennis is gesteld van de procedureregeling en de mogelijkheid van een opt-out. 

Artikel 8. Vangnetbepaling 

In alle gevallen waar deze procedureregeling niet voorziet beslist het College van Bestuur waarbij de belangen van alle betrokkenen worden afgewogen. 

Artikel 9. Citeertitel 

Deze procedureregeling wordt aangeduid met “Open Access Procedureregeling Art. 25fa’’ en treedt in werking op 1 januari 2024 na vaststelling op door het College van Bestuur op 21 november 2023. 

Artikel 10. Contactgegevens 

Voor vragen over de inhoud van deze procedureregeling kan contact worden opgenomen met Juridische Zaken via secretariaat.jz@tilburguniversity.edu. Voor vragen over Open Access en de tenuitvoerlegging van de Procedureregeling kan contact worden opgenomen met de universiteitsbibliotheek.

Download PDF 'Open Access Procedureregeling Art. 25fa Tilburg University'

Een opt-out kan per publicatie via het onderstaande formulier worden aangevraagd.