Privacy Statement Tilburg University
Tilburg University hecht veel waarde aan het zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens. Verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor Onderwijs, Onderzoek en de ondersteunende bedrijfsprocessen.
Verantwoordelijke en verantwoordelijkheid
Tilburg University is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is dan ook open over de wijze waarop de gegevens door Tilburg University en haar verwerkers worden verwerkt zoals in deze privacyverklaring is te lezen. Voorop staat dat de universiteit zich in alle gevallen houdt aan de eisen die de AVG stelt.
Van wie verzamelt Tilburg University welke persoonsgegevens?
In de genoemde processen verzamelt Tilburg University gegevens van verschillende categorieën van betrokkenen. Dit zijn:
- Studiekiezers, aankomend studenten
- Studenten
- Alumni
- Medewerkers, inclusief promovendi en sollicitanten
- Personen niet in loondienst
- Bezoekers van de campus
- Bezoekers van de website(s)
- Respondenten wetenschappelijk onderzoek
- Concernrelaties
Daarnaast zijn er meer gedetaileerde privacyverklaringen per afdeling of proces
Voor welke doeleinden verwerkt Tilburg University uw persoonsgegevens?
Uw persoonlijke gegevens worden door Tilburg University gebruikt voor de bedrijfsvoering en voor het naar behoren uitvoeren van haar wettelijke taken en plichten voor onderwijs en onderzoek. De belangrijkste processen waarvoor Tilburg University persoonsgegevens verwerkt zijn:
Onderwijsadministratie en onderwijsondersteuning
Recruitment, werving & selectie van nieuwe studenten, studentenadministratie, interne en externe informatievoorziening, vastleggen van uitslagen, afgifte certificaten, diploma's en graden, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met studenten, klantbetrokkenheid, relatiebeheer en marketing, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, onderbouwing ten behoeve van accreditatieonderzoeken advies en begeleiding, behandelen van geschillen, het kunnen uitvoeren van een accountantscontrole.
Personeelszaken
Vaststellen van salarisaanspraken, uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband, interne en accountantscontrole en in verband met de bedrijf medische zorg.
Bedrijfsvoering en financiën
Financiële administratie, beheren van het inkoopsystemen en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van procedures gericht op IT, juridische zaken en overige bedrijfsvoering. Recruitment, werving & selectie van nieuwe medewerkers en kandidaten, personeelsmanagement, interne en externe informatievoorziening, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met medewerkers, klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners, klantbetrokkenheid, relatiebeheer, marketing en marktonderzoek, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, klachtafhandeling.
Facilitaire zaken
Toegang- en beheersystemen, cameratoezicht, beheer parkeerfaciliteiten.
Algemene processen
Web content management, bibliotheeksysteem, fysieke en digitale archivering, medezeggenschap en verkiezingen, klachtenprocedure en beroep en bezwaar.
Wetenschappelijk onderzoek
Gedegen onderzoek staat of valt met goede data, hetzij 'zelf' verzamelde data of bestaande data. In verschillende vakgebieden die de universiteit bestrijkt spelen persoonsgegevens een belangrijke rol.
Verwerking website
Tilburg University verwerkt persoonsgegevens door middel van de diverse websites, zoals het gebruik van contactformulieren. Zie de Disclaimer webpagina voor aanvullende informatie. Dit gebeurt op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van de universiteit. Alle processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt worden geregistreerd in een register van verwerkingsactiviteiten. Tilburg University heeft daarmee een compleet en actueel overzicht van alle gegevensverwerkende processen.
De doeleinden en details van de verwerkingen worden verder gespecificeerd in onderstaande individuele privacy verklaringen.
Hoe gaat Tilburg University om met uw gegevens?
Tilburg University hecht veel waarde aan het zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens. Verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor Onderwijs, Onderzoek en de ondersteunende bedrijfsprocessen.
Tilburg University conformeert zich aan de gedragscodes van de VSNU waaronder de Code voor gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek.
Daarnaast is er een strategie bescherming persoonsgegevens vastgesteld welke verder vorm wordt gegeven in het Beleid Privacy & beschermingpersoonsgegevens en in specifiek themabeleid voor de onderwerpen onderwijsen studenten, wetenschappelijk onderzoek, medewerkersgegevens, externerelaties en cameratoezicht.
Tilburg University stemt regelmatig haar beleid en procedures af met de opiniestukken van de autoriteiten op het gebied van bescherming persoonsgegevens, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens en de European Data Protection Board (EDPB).
Verdere procedures en informatie voor medewerkers vindt u op de intranetpagina ‘Privacy & Security’.
Rechten van betrokkenen
Recht op inzage
De Algemene verordening gegevensbescherming geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. Ze hebben het recht om te vragen welke gegevens Tilburg University van hen heeft. Ze mogen vragen deze gegevens in te zien.
Met behulp van het data register van Tilburg University kunt u zien welke gegevens wij per categorie betrokkene verwerken, voor welk doeleinden deze gegevens verwerken, hoe wij deze gegevens hebben verkregen en aan wie wij de gegevens verstrekken.
Tilburg University streeft naar ruimere transparantie. Via onze portals is meer informatie voor de betrokkene inzichtelijk en te actualiseren.
Voor medewerkers is er ‘My Employee Portal’
Voor studenten is er ‘OSIRIS student’
Meer informatie
Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek tot inzagepersoonsgegevens.
Recht op rectificatie
De Algemene verordening gegevensbescherming geeft mensen het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen, of om hun persoonsgegevens aan te vullen.
Elke organisatie is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die men verwerkt juist zijn, en dat men deze gegevens actualiseert als dat nodig is.
Zijn persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor men verwerkt, onjuist? Dan is de desbetreffende organisatie verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Als een organisatie onjuiste of onvolledige persoonsgegevens aan derde partijen heeft verstrekt moet die de aangepaste of aangevulde gegevens ook aan deze organisaties doorgeven.
Tilburg University streeft naar ruimere transparantie. Via onze portals is meer informatie voor de betrokkene inzichtelijk en te actualiseren.
Voor medewerkers is er ‘My Employee Portal’
Voor studenten is er ‘OSIRIS student’
Meer informatie
Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek om verbetering, aanvulling, verwijdering of beperking vanpersoonsgegevens.
Recht op vergetelheid
In Artikel 17 van de Algemene verordening gegevensbescherming is het zogeheten recht op vergetelheid opgenomen. Dit recht houdt in dat organisaties in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt.
Het recht op vergetelheid geldt niet altijd. Alleen in een aantal duidelijk beschreven situaties is het recht op vergetelheid van toepassing.
Meer informatie
Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek om verbetering, aanvulling,verwijdering of beperking van persoonsgegevens.
Recht op beperking van verwerking
De Algemene verordening gegevensbescherming geeft mensen in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van hun gegevens. Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:
- Gegevens zijn mogelijk onjuist
- De verwerking is onrechtmatig
- Gegevens zijn niet meer nodig.
- Betrokkene maakt bezwaar
Meer informatie
Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek om verbetering, aanvulling, verwijdering of beperking vanpersoonsgegevens.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
De Algemene verordening gegevensbescherming geeft mensen in bepaalde situaties het recht op het ontvangen van de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ten behoeve van de overdracht aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Indien technisch mogelijk verzorgt Tilburg University deze overdracht naar de andere organisatie zelf. Het recht op dataportabiliteit geldt in situaties die voldoen aan de volgende criteria:
- Gegevens zijn verkregen op grond van toestemming of overeenkomst
- De verwerking is geautomatiseerd
Meer informatie
Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek tot overdracht van persoonsgegevens.
Recht op bezwaar
De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft mensen het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van hun persoonsgegevens. Als een organisatie persoonsgegevens verwerkt op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang, dan hebben de betrokkenen het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking van hun gegevens.
Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet de organisatie stoppen met deze gegevens te verwerken, tenzij er gronden zijn die zwaarder wegen dan het belang van de betrokkene. Deze afweging geldt niet bij direct marketing.
Meer informatie
Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier aantekenen van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens.
Recht op klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit
De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft mensen het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudend autoriteit.
Heeft u de gebruikelijke procedures van verzoek en/of bezwaar gevolgd en kunt zich nog niet vinden in het antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Het eerste aanspreekpunt voor klachten is de interne toezichthouder, de Functionaris voor de Gegevensbescherming.
De contactgegevens vindt u bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming (zie 'Functionaris Gegevensbescherming').
Op grond van artikel 36 UAVG kunt u ook een klacht indienen bij de externe toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contact
Functionaris Gegevensbescherming
Mocht u na het lezen van dit privacy statement nog vragen hebben over de bescherming van uw persoonsgegevens, neem dan gerust contact op met onze functionaris gegevensbescherming Mr. M.R.G. Herregodts. via e-mail: fg@tilburguniversity.edu.
Contactgegevens Tilburg University
Bezoekadres
Warandelaan 2
5037 AB Tilburg
Postadres
Postbus 90153
5000 LE Tilburg
Telefoonnummer: 013 - 466 9111