Privacy Statement Tilburg University

Tilburg University hecht veel waarde aan het zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens. Verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor Onderwijs, Onderzoek en de ondersteunende bedrijfsprocessen.

Tilburg University conformeert zich aan de gedragscodes van de VSNU waaronder de Code voor gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek.

Daarnaast is er een strategie bescherming persoonsgegevens vastgesteld welke verder vorm wordt gegeven in het Beleid Privacy & beschermingpersoonsgegevens en in specifiek themabeleid voor de onderwerpen onderwijsen studenten, wetenschappelijk onderzoek, medewerkersgegevens*, externerelaties en cameratoezicht.

* in ontwikkeling

Tilburg University stemt regelmatig haar beleid en procedures af met de opiniestukken van de autoriteiten op het gebied van bescherming persoonsgegevens, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens en de European Data Protection Board (EDPB).

Verdere procedures en informatie voor medewerkers vindt u op de intranetpagina ‘Privacy& security’.

Uw persoonlijke gegevens worden door Tilburg University gebruikt voor de bedrijfsvoering en voor het naar behoren uitvoeren van haar wettelijke taken en plichten voor onderwijs en onderzoek. De belangrijkste processen waarvoor Tilburg University persoonsgegevens verwerkt zijn:

Onderwijsadministratie en onderwijsondersteuning

Recruitment, werving & selectie van nieuwe studenten, studentenadministratie, interne en externe informatievoorziening, vastleggen van uitslagen, afgifte certificaten, diploma's en graden, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met studenten, klantbetrokkenheid, relatiebeheer en marketing, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, onderbouwing ten behoeve van accreditatieonderzoeken advies en begeleiding, behandelen van geschillen, het kunnen uitvoeren van een accountantscontrole. 

Personeelszaken

Vaststellen van salarisaanspraken, uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband, interne en accountantscontrole en in verband met de bedrijf medische zorg.

Bedrijfsvoering en financiën

Financiële administratie, beheren van het inkoopsystemen en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van procedures gericht op IT, juridische zaken en overige bedrijfsvoering. Recruitment, werving & selectie van nieuwe medewerkers en kandidaten, personeelsmanagement, interne en externe informatievoorziening, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met medewerkers, klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners, klantbetrokkenheid, relatiebeheer, marketing en marktonderzoek, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, klachtafhandeling.

Facilitaire zaken

Toegang- en beheersystemen, cameratoezicht, beheer parkeerfaciliteiten. 

Algemene processen

Web content management, bibliotheeksysteem, fysieke en digitale archivering, medezeggenschap en verkiezingen, klachtenprocedure en beroep en bezwaar.

Wetenschappelijk onderzoek

Gedegen onderzoek staat of valt met goede data, hetzij 'zelf' verzamelde data of bestaande data. In verschillende vakgebieden die de universiteit bestrijkt spelen persoonsgegevens een belangrijke rol.

Verwerking website

Tilburg University verwerkt persoonsgegevens door middel van de diverse websites, zoals het gebruik van contactformulieren. Zie de Disclaimer webpagina voor aanvullende informatie. Dit gebeurt op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van de universiteit. Alle processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt worden geregistreerd in een register van verwerkingsactiviteiten. Tilburg University heeft daarmee een compleet en actueel overzicht van alle gegevensverwerkende processen.

De doeleinden van de verwerkingen worden verder gespecificeerd in het verwerkingsregister (zie 'Verwerkingsregister & decentrale statements').

In de hierboven genoemde processen verzamelt Tilburg University gegevens van verschillende categorieën van betrokkenen. Dit zijn:

• Studiekiezers, aankomend studenten
• Studenten
  • Privacy Statement Student Councelors
• Alumni
• Medewerkers, inclusief promovendi en sollicitanten
• Personen niet in loondienst
• Bezoekers van de campus
• Bezoekers van de website(s)
• Respondenten wetenschappelijk onderzoek
• Concernrelaties
• Debiteuren en crediteuren (only available in Dutch)

In elk proces worden andere persoonsgegevens verzameld. Tilburg University verzamelt (persoons)gegevens direct bij de desbetreffende betrokkene, maar in voorkomende gevallen ontvangt de universiteit ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet.

In elk proces worden andere persoonsgegevens verzameld. De meest voorkomende gegevens zijn:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• bankrekeningnummer (IBAN)
• telefoonnummer
• geboortedatum
• geslacht
• e-mailadres
• interactiegegevens (bijvoorbeeld cookie of informatie die wordt ontvangen wanneer u contact opneemt met ons)  
• beelden (foto’s en video’s)
• studie informatie, studievoortgang en studieresultaten
• surf- en  clickgedrag
• onderzoeksgegevens

Tilburg University verzamelt (persoons)gegevens direct bij de desbetreffende betrokkene, maar in voorkomende gevallen ontvangt de universiteit ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet.

De verwerkingen van persoonsgegevens worden verder gespecificeerd in het verwerkingsregister (zie 'Verwerkingsregister & decentrale statements').

De Algemene verordening gegevensbescherming geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. Ze hebben het recht om te vragen welke gegevens Tilburg University van hen heeft. Ze mogen vragen deze gegevens in te zien.

Met behulp van het data register van Tilburg University kunt u zien welke gegevens wij per categorie betrokkene verwerken, voor welk doeleinden deze gegevens verwerken, hoe wij deze gegevens hebben verkregen en aan wie wij de gegevens verstrekken.

Tilburg University streeft naar ruimere transparantie. Via onze portals is meer informatie voor de betrokkene inzichtelijk en te actualiseren.

Voor medewerkers is er ‘My Employee Portal’

Voor studenten is er ‘OSIRIS student’

Meer informatie

Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek tot inzagepersoonsgegevens.

De Algemene verordening gegevensbescherming geeft mensen het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen, of om hun persoonsgegevens aan te vullen.

Elke organisatie is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die men verwerkt juist zijn, en dat men deze gegevens actualiseert als dat nodig is.

Zijn persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor men verwerkt, onjuist? Dan is de desbetreffende organisatie verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Als een organisatie onjuiste of onvolledige persoonsgegevens aan derde partijen heeft verstrekt moet die de aangepaste of aangevulde gegevens ook aan deze organisaties doorgeven.

Tilburg University streeft naar ruimere transparantie. Via onze portals is meer informatie voor de betrokkene inzichtelijk en te actualiseren.

Voor medewerkers is er ‘My Employee Portal’

Voor studenten is er ‘OSIRIS student’

Meer informatie

Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek om verbetering, aanvulling, verwijdering of beperking vanpersoonsgegevens.

In Artikel 17 van de Algemene verordening gegevensbescherming is het zogeheten recht op vergetelheid opgenomen. Dit recht houdt in dat organisaties in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt.

Het recht op vergetelheid geldt niet altijd. Alleen in een aantal duidelijk beschreven situaties is het recht op vergetelheid van toepassing.

Meer informatie

Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek om verbetering, aanvulling,verwijdering of beperking van persoonsgegevens.

De Algemene verordening gegevensbescherming geeft mensen in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van hun gegevens. Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:

• Gegevens zijn mogelijk onjuist
• De verwerking is onrechtmatig
• Gegevens zijn niet meer nodig.
• Betrokkene maakt bezwaar

Meer informatie

Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek om verbetering, aanvulling, verwijdering of beperking vanpersoonsgegevens.

De Algemene verordening gegevensbescherming geeft mensen in bepaalde situaties het recht op het ontvangen van de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ten behoeve van de overdracht aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Indien technisch mogelijk verzorgt Tilburg University deze overdracht naar de andere organisatie zelf. Het recht op dataportabiliteit geldt in situaties die voldoen aan de volgende criteria:

• Gegevens zijn verkregen op grond van toestemming of overeenkomst
• De verwerking is geautomatiseerd

Meer informatie

Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier verzoek tot overdracht van persoonsgegevens.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft mensen het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van hun persoonsgegevens. Als een organisatie persoonsgegevens verwerkt op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang, dan hebben de betrokkenen het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking van hun gegevens.

Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet de organisatie stoppen met deze gegevens te verwerken, tenzij er gronden zijn die zwaarder wegen dan het belang van de betrokkene. Deze afweging geldt niet bij direct marketing.

Meer informatie

Zie voor meer informatie de desbetreffende paragrafen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor meer informatie over de procedures van Tilburg University, zie het formulier aantekenen van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft mensen het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudend autoriteit.

Heeft u de gebruikelijke procedures van verzoek en/of bezwaar gevolgd en kunt zich nog niet vinden in het antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Het eerste aanspreekpunt voor klachten is de interne toezichthouder, de Functionaris voor de Gegevensbescherming.
De contactgegevens vindt u bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming (zie 'Functionaris Gegevensbescherming').

Op grond van artikel 36 UAVG kunt u ook een klacht indienen bij de externe toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Mocht u na het lezen van dit privacy statement nog vragen hebben over de bescherming van uw persoonsgegevens, neem dan gerust contact op met onze functionaris gegevensbescherming Mr. M.R.G. Herregodts. via e-mail: fg@tilburguniversity.edu.

Bezoekadres

Warandelaan 2

5037 AB Tilburg

Postadres 

Postbus 90153

5000 LE  Tilburg

Telefoonnummer: 013 - 466 9111