Down the drain: wat te doen bij tegenslagen in grote overheidsprojecten

Twee projecten, dezelfde tegenslagen, maar drastisch verschillende uitkomsten. Hoe is dat mogelijk? Onderzoekers Feng Fang, Wendy van der Valk, Henk Akkermans en Bart Vos onderzochten vier gevallen van complexe publiek-private projecten die het hele proces van ontwerp, bouw, exploitatie en onderhoud van afvalwaterzuiveringsinstallaties omvatten. De projecten waren kapitaalintensief en waren het resultaat van complexe samenwerkingsverbanden tussen regionale waterschappen en particuliere aannemers, gebonden aan langetermijncontracten. 

‘Het onderzoek laat zien dat hobbels in de weg bij projecten horen’, zegt Feng Fang. ‘De twee projecten liepen allebei vast en hadden beiden te maken met problemen met aannemers en met regels op gebied van milieuwetgeving bijvoorbeeld. Maar toch kenden ze allebei een andere uitkomst. Het ene project herstelde en werd zelfs succesvol, terwijl in het andere de samenwerking moest worden afgebroken.’

Focus op contract maakt lat hoger

De onderzoekers ontdekten dat een belangrijke gamechanger is hoe in elk project de problemen werden aangepakt: hielden betrokken partijen zich aan het contract, of bouwden ze sterke relaties op? Het ene project hield zich strikt aan de details van het contract (contractuele governance), het andere investeerde in goede communicatie en vertrouwen (relationele governance). 

Als je sterk focust op het contract, dan leg je de lat hoger voor de ander, zegt Feng Fang. 'Daar is op zich niks mis mee, omdat dit die ander zal aansporen om meer te investeren. Echter, door deze focus op contractuele zaken ga je onbedoeld ook minder inhoudelijk communiceren over het technische probleem en de oplossing daarvan. Minder inhoudelijk communiceren leidt tot minder vertrouwen in de ander en in het project, hetgeen dan weer leidt tot minder investeren in een oplossing. Vanzelf komt de lat dan wel heel hoog te liggen, wat nog minder vertrouwen in de goede afloop geeft en daardoor nog minder bereidheid om te investeren in de noodzakelijke oplossing van de problemen. Deze vicieuze cirkel is dan enkel nog maar te doorbreken door het contract te beëindigen.'

Echter, als je je richt op het opbouwen van goede relaties, vergroot het niet alleen het vertrouwen maar betrekt het mensen ook meer. Dit verhoogt de kans dat ze willen bijdragen en investeren in het project.

Verspilling van belastinggeld

Het advies van de onderzoekers aan organisaties is om een balans te vinden. Houd je niet alleen aan de regels, bouw ook aan goede relaties. Communicatie moet gaan over het vinden van oplossingen voor de problemen in plaats van het uitzoeken wie de schuldige is en de kosten moet dragen. Feng Fang: ‘Over het algemeen willen overheidsinstanties (zoals de waterschappen in dit onderzoek) voorkomen dat ze worden gezien als ‘verspillers van belastinggeld’. Als ze echter teveel prioriteit geven aan het halen van specifieke prestatiedoelen die in contracten zijn afgesproken, kunnen ze onbedoeld precies dat doen. Het is een kwestie van balanceren - ervoor zorgen dat je de doelen haalt zonder de beschikbare middelen te veel onder druk te zetten.’

Zodra er oplossingen zijn, kunnen de partijen de details uitwerken. Dit kan betekenen dat de contractperiode wordt verlengd, dat tijdelijk wordt afgezien van boetes of dat het verdienmodel wordt aangepast. Het belangrijkste is dat managers zich richten op het samen oplossen van de problemen voordat ze zich verdiepen in de details van verantwoordelijkheden en kosten. 

Dit onderzoek is gepubliceerd in het wetenschappelijke top core tijdschrift Journal of Operations Management. Bekijk de publicatie hier.