Onafhankelijkheid: nadere uitwerking en richtlijnen
In welke situaties kan je hiermee te maken krijgen? Waar vind je nadere uitwerkingen en richtlijnen?
Nevenwerkzaamheden
Nevenwerkzaamheden kunnen leiden tot vragen over (de schijn van) belangenverstrengeling. Daarom heeft Tilburg University op dit vlak aanvullende regelgeving voor medewerkers en heb je toestemming nodig van je leidinggevende voor het uitvoeren van je nevenwerkzaamheden.
Je bent niet verplicht nevenwerkzaamheden te melden als:
- de nevenwerkzaamheden hebben klaarblijkelijk geen enkele relatie met je werkzaamheden bij Tilburg University, én
- de nevenwerkzaamheden kunnen het belang van Tilburg University (evident) op geen enkele wijze schaden, én
- de nevenwerkzaamheden brengen een goede functievervulling niet in het gedrang, én
- de nevenwerkzaamheden worden verricht buiten werktijd, én
- voor nevenwerkzaamheden wordt geen beloning in welke vorm dan ook ontvangen.
Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een bestuurslidmaatschap van een amateursportvereniging.
Indien je twijfelt of een bepaalde nevenwerkzaamheid gemeld moet worden, dan bespreek je dit met je leidinggevende. Over het algemeen geldt: bij twijfel melden. Voorkomen is beter dan genezen.
Na je melding van nevenwerkzaamheden (in My Employee Portal), neemt uiteindelijk de directeur of decaan de beslissing omtrent toestemming. Het kan zijn dat er aanvullende voorwaarden worden gesteld (denk aan geen advieswerkzaamheden aan relaties of medewerkers van de universiteit, beperkte tijdsbesteding of afspraken over inkomsten). In sommige gevallen kan een nevenfunctie geweigerd worden omdat er sprake is van onaanvaardbare risico’s.
Hoogleraren zijn daarnaast verplicht in het kader van transparantie hun nevenwerkzaamheden te publiceren (in Research Portal (Pure)).
Zie voor nadere uitwerking de Sectorale regeling nevenwerkzaamheden Nederlandse Universiteiten.
Privérelaties
Het kan voorkomen dat medewerkers van Tilburg University niet alleen collega’s van elkaar zijn, maar ook vrienden, partners of familie. Het is in deze gevallen extra belangrijk dat alle betrokkenen professioneel en objectief blijven en zich bewust zijn van de integriteitsrisico’s die deze privérelaties met zich mee kunnen brengen.
Situaties waarin vrienden, partners of familieleden in een hiërarchische relatie werken, of elkaars werk beoordelen of controleren zijn onwenselijk. Wanneer deze situaties toch voorkomen, is het belangrijk om de mogelijke integriteitsrisico’s expliciet te bespreken met de betrokken leidinggevende(n). Bekijk dan met elkaar hoe het beste met deze situatie kan worden omgegaan. Zo nodig worden er werkafspraken gemaakt of taken anders verdeeld. Ook een overplaatsing naar een andere afdeling of andere maatregelen kunnen aan de orde zijn.
Privérelaties tussen studenten en docenten die hen begeleiden en/of beoordelen zijn onwenselijk en dienen direct te worden gemeld. Hetzelfde geldt voor privérelaties tussen een promovendus/PhD en zijn/haar (co-)promotor of lid van de promotiecommissie. Een relatie van een medewerker met een minderjarige student is nooit toegestaan.
Privérelaties van studenten onderling hoeven vanzelfsprekend niet gemeld te worden, tenzij je elkaar moeten beoordelen of controleren. In een dergelijk geval meld je dit bij je begeleider.
Aannemen van geschenken of uitnodigingen
Hoe persoonlijk het ook lijkt, een geschenk of uitnodiging voor een niet-werk gerelateerde activiteit krijg je altijd omdat je (ook) een bepaalde functie hebt. Het beste is om geschenken én uitnodigingen niet te accepteren. Omdat het lastig kan zijn een geschenk of uitnodiging te weigeren, doe je er goed aan dit vooraf duidelijk te communiceren en uit te leggen.
Een aantal uitgangspunten om je te helpen bij de keuze of je een uitnodiging voor een evenement (uitstapje, reis, etentje, voorstelling, enzovoort) al dan niet aanneemt:
- bespreek de uitnodiging vooraf met je leidinggevende;
- bepaal of jouw aanwezigheid bij het evenement functioneel is;
- betaal zo veel mogelijk zelf en declareer gemaakte kosten volgens de interne declaratieregels.
Zie nadere uitwerking in de Leidraad ontvangst relatiegeschenken.
Overleg met leidinggevende of begeleider
In de volgende situaties overleg je altijd met je leidinggevende of begeleider:
- De aanvaarding van betaalde of onbetaalde nevenwerkzaamheden. Dit geldt voor alle medewerkers van Tilburg University en ook voor hoogleraren niet in loondienst die benoemd zijn door het College van Bestuur.
- Als er sprake is van een (potentiële) schijn van belangenverstrengeling.
- Als je twijfelt aan de invloed van anderen op ontwerp, inhoud en uitkomsten van je onderzoek.
- Bij het ontvangen van geschenken die niet voldoen aan eerder genoemde richtlijnen en uitnodigingen voor niet-werk gerelateerde activiteiten. Je leidinggevende bepaalt wat je met het geschenk of uitnodiging moet doen. Bijvoorbeeld delen met de afdeling.
- Als er sprake is van een privérelatie tussen medewerkers of tussen een student/PhD en de hoogleraar/docent die hem/haar begeleidt en/of beoordeelt.