Omgaan met portretrecht en privacy

Op het publiceren van foto's en ander beeldmateriaal waarop mensen herkenbaar op staan afgebeeld is zowel de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) als de Auteurswet van toepassing.

Een foto van een persoon is doorgaans een persoonsgegeven. Bijna alles wat je met de foto doet, bijvoorbeeld opslaan op je computer of verkopen aan derden, geldt als een verwerking van persoonsgegevens waarvoor de regels van de AVG gelden. De AVG geldt niet als de persoon op de foto niet direct of indirect identificeerbaar is. Onder identificeerbaar wordt verstaan dat de identiteit zonder onevenredige inspanning kan worden vastgesteld.

Portretfoto’s, georganiseerde foto shoot-foto’s en video’s in opdracht van de universiteit gebruiken we alleen in universitaire communicatiemiddelen (zoals de website of een folder) met toestemming van de geportretteerden. Die toestemming is aantoonbaar, bijvoorbeeld in de vorm van een ingevulde portretverklaring, of in een e-mail. Voor de geportretteerde maken we duidelijk voor welk doel de foto/video wordt ingezet en, in het geval van een portretfoto, hoe die wordt bewaard, hoe lang en met welke (persoons)gegevens (ofwel metadata). De geportretteerde heeft bovendien het recht om de toestemming voor het gebruik van de foto/video weer in te trekken en we laten dan ook weten hoe dat kan. Dit staat ook op internet in de universitaire privacyverklaring.

Vraag bij portretfoto’s, foto shoots en video-interviews van tevoren toestemming aan de geportretteerden en vermeld daarbij het doel en beoogde gebruik van de foto / video, evenals hoe het beeld wordt opgeslagen en hoe bezwaar kan worden gemaakt. Je kunt daarvoor het dit portretrechtformulier gebruiken. De opdrachtgever van de foto/video is hiervoor als eerste verantwoordelijk, niet de fotograaf / videograaf.

Archiveer het portretrechtformulier op een veilige manier, bijvoorbeeld op Sharepoint, en zo dat je het weer terug kunt vinden. Papieren formulieren kunnen na de digitale archivering worden vernietigd. Na vijf jaar bewaartijd zijn de foto’s / video’s doorgaans niet meer bruikbaar in de communicatie en kan ook het digitale portretrechtformulier worden vernietigd.

Regel bij portretten en groepsfoto’s van kinderen tot 16 jaar toestemming van ouders / verzorgers / begeleiders. Als het contact via een school verloopt, vraag dan hoe ze daar met privacy en portretrecht omgaan en bedenk samen een goede werkwijze.

Kinderen die niet in beeld willen/mogen kun je de gelegenheid geven om ergens anders te gaan zitten, of een kledingsticker geven (of iets anders herkenbaars), of niet mee laten doen aan een speciale fotosessie.

Op foto’s van evenementen zijn mensen vaak herkenbaar, zeker als de foto bijvoorbeeld wordt gedeeld op sociale media met daarbij informatie over de context. Daarom vallen ook dit soort foto’s al gauw onder de AVG. Individuele toestemming krijgen is lastig te organiseren – vraag daarom zoveel mogelijk van tevoren om toestemming met vermelding van het doel van de fotografie: in de uitnodiging, via het aanmeldformulier voor het evenement, of op een bordje bij de ingang of de aanmeldbalie.

Geef mensen de mogelijkheid om ter plekke bezwaar te maken, bijvoorbeeld door middel van een kledingsticker, en laat ze ook weten hoe dat achteraf nog zou kunnen. Instrueer fotografen en videomakers om geen herkenbare foto’s te maken van mensen die duidelijk aangeven dat niet te willen.

Gebruik foto’s niet als er twijfel bestaat over de toestemming. In principe manipuleren we geen foto’s om mensen onherkenbaar te maken.

Mogelijkheden voor bezwaar staan standaard op de website van Tilburg University in een privacyverklaring betreffende foto- en videografie.

Archiveer alleen foto’s die hergebruikt kunnen en mogen worden, standaard 5 en maximaal 10 jaar, in een beveiligde omgeving (niet openbaar dus). Vermeld bij elke (map) foto (‘s) de datum van opname, de opdrachtgever en de fotograaf (die gegevens staan ook in het portretrechtformulier). Vernietig foto’s die niet geschikt zijn voor hergebruik.

De inzet van fotografen / videomakers en manieren om bezwaar te maken kun je op verschillende manieren van tevoren aankondigen:

• in de uitnodiging;
• op de webpagina van evenement;
• op een of meer staanders met A4/A3’tje (bijv. op de inschrijfbalie);
• op kleine kaartjes om uit te delen;
• mondeling bij het begin van het programma ( bijv. als huishoudelijke mededeling bij verwelkoming zaal);

Voorbeelden bezwaarmiddelen:

• Deel duidelijk zichtbare kledingstickers / badges / key cords uit aan mensen die niet op de foto willen.
• Maak een vak/ruimte beschikbaar voor mensen die niet in beeld willen.
• Zorg dat de fotografen duidelijk herkenbaar zijn, bijvoorbeeld met een hesje of een badge van de universiteit. Mensen kunnen dan gemakkelijker zelf bezwaar maken bij de fotograaf.

Voorbeeld aankondiging:

Van dit evenement worden foto’s gemaakt die zijn bedoeld voor verslaglegging of promotiedoeleinden van de universiteit, onder andere op internet en social media. Als u niet herkenbaar in beeld wilt komen, kunt u dat duidelijk maken door een bezwaar-sticker op uw kleding te plakken, te verkrijgen bij de inschrijfbalie. Eventueel kunt u bezwaar maken bij de fotograaf/fotografen zelf, herkenbaar aan een Tilburg University badge / hesje. Mocht u achteraf bezwaar willen maken tegen de publicatie van een foto- of filmopname, neem dan contact op via communication@tilburguniversity.edu. Dit beleid staat los van reguliere pers die verslag doet van het evenement; daarvoor is de universiteit niet verantwoordelijk.

Voorbeeld bordje

Van dit evenement worden foto’s gemaakt door de universiteit ten behoeve van verslaglegging en promotie. Wilt u niet herkenbaar in beeld worden gebracht, laat dit dan weten aan de organisatie. Zie ook onze privacyverklaring .