Paulina Snijders over Ontknopen en Ontzorgen: ‘We willen van controle naar vertrouwen’
Tilburg University bestrijdt overbodige regels en procedures met het programma Ontknopen en Ontzorgen. Het veranderen van het gedrag dat de bureaucratie veroorzaakt, zal nog lastig worden en tijd vergen, weet Paulina Snijders, maar het moet kunnen. ‘Als het lukt om dit jaar grote stappen te zetten, dan kan het hard gaan. Dan krijg je een vliegwieleffect.’
Bij haar eerdere werkgever, het Amsterdam UMC, heeft Paulina Snijders ervaring opgedaan met het bestrijden van bureaucratie. Collega’s konden daar via een ‘kafkaknop’, een button op het intranet, onnodige bureaucratie melden. Tilburg University kent inmiddels iets vergelijkbaars, een ‘untangle flag’. Ook bij de universiteit waar ze nu als vicevoorzitter van het College van Bestuur werkt, gaat Snijders de strijd aan tegen overbodige regels en procedures. Ze vindt dit belangrijk vanuit het oogpunt van werkplezier en soepele samenwerking. “We willen dat collega’s hun tijd kunnen besteden aan wat werkelijk waarde toevoegt. Dat is nu onvoldoende het geval. We verzanden te vaak in procedures en schema’s. We hebben de beste intenties, maar het ontbreekt aan implementatiekracht; we krijgen dingen onvoldoende van de grond en lopen te vaak vast. We kunnen zo niet door met elkaar.”
Declaraties
Bij Tilburg University wemelt het van de werkwijzen die belemmerend werken, vindt Snijders. “We moeten ons afvragen waarom we de dingen doen zoals we ze doen en of het niet eenvoudiger kan.” Het beeld is vaak dat bureaucratie ontstaat door centrale systemen maar een belangrijke oorzaak van de overbodige bureaucratie is volgens haar ook de decentrale organisatie. “Dat geeft veel beleidsruimte om, met de beste bedoelingen, eigen regeltjes te maken, bijvoorbeeld per faculteit of afdeling.”
Als het aan Snijders ligt, verdwijnt een aanzienlijk deel van die regels snel. Daarmee is de universiteit al begonnen. Zo is het standaard accorderen van alle declaraties afgeschaft. “We vertrouwen mensen gewoon en vergoeden declaraties tot een bedrag van 500 euro zonder, zoals vroeger, tussenkomst van een directeur. Tot 100 euro is er zelfs alleen een administratieve check. Dit heeft wel weerstand gegeven bij collega’s die via accordering uitgaven bijhouden, vertelt Snijders. “Je zag dat ze schaduwsystemen gingen bijhouden om toch grip te kunnen houden of ze te kunnen verantwoorden’
We willen dat collega’s hun tijd kunnen besteden aan wat werkelijk waarde toevoegt. Dat is nu onvoldoende het geval. We verzanden te vaak in procedures en schema’s
Ontknopen en Ontzorgen
Het verminderen van de regeldruk krijgt een impuls via het strategische programma ‘ontknopen en ontzorgen’. Dit is begonnen met een inventarisatie van ervaren obstakels in regels en processen. In 2022 is hierover feedback opgehaald bij studenten en collega’s. Dit heeft geleid tot een lijst met meer dan 250 knelpunten. Na een analyse zijn deze teruggekoppeld aan de divisies en schools, die daarna diverse ontknoop- en ontzorgacties zijn gestart. De inventarisatie heeft verrassende inzichten opgeleverd, vertelt Snijders. Zo had ze niet gedacht dat het gedoe rond dienstreizen zo’n grote steen des aanstoots was. “Dat hebben we helemaal dichtgeregeld en leidt tot grote frustraties.” Ook valt haar op dat er in de beleving vaak regels bestaan die er eigenlijk niet zijn. “Een voorbeeld hiervan is het beleid over thuiswerken. Bij bepaalde collega’s bestond de indruk dat wij een regel hebben dat je fiftyfifty thuis en op de campus moet werken. Terwijl wij niet zo’n vast percentage hebben, maar streven naar een in goed overleg bepaalde balans hierin.”
Je wilt er naartoe dat mensen meer initiatieven durven nemen. Daarbij is het belangrijk dat collega’s die durven niet meteen worden afgerekend. Dat moeten we eruit halen. We willen van controle naar vertrouwen
Actieve termen
Snijders vertelt dat bewust is gekozen voor de actieve termen ontknopen en ontzorgen. De untanglers komen niet om te vertellen dat dingen niet meer mogen, maar om te helpen het werk leuker te maken door te ontzorgen. Inmiddels is een speciaal Untangle Team met ‘untanglers’ actief dat bestaat uit collega’s uit alle schools en divisies. Zij gaan op de werkvloer na hoe het daar werkt en ook wat er niet zo goed werkt. Vervolgens gaan ze in gesprek over hoe het anders kan. Snijders: “Hun opdracht is om te signaleren, naar boven te tillen en bewust te maken. Zodat collega’s zelf tot het inzicht kunnen komen hoe het anders kan. Eventueel helpen de untanglers hun collega’s om de goede mensen bij elkaar te zetten om het in beweging te krijgen.”
Vliegwieleffect
Snijders is zich ervan bewust dat het bestrijden van bureaucratie taai is. Dit komt omdat onder die regelzucht gecultiveerd gedrag ligt. Veel regels komen voort uit de behoefte om jezelf te kunnen verantwoorden of indekken. Snijders vindt de cultuur bij Tilburg University ‘erg risicoavers’, bijvoorbeeld vergeleken met de wereld van de universitair medisch centra die ze goed kent. Het gedrag is er vooral op gericht om geen fouten te maken. “Je wilt er naartoe dat mensen meer initiatieven durven nemen. Daarbij is het belangrijk dat collega’s die durven niet meteen worden afgerekend. Dat moeten we eruit halen. We willen van controle naar vertrouwen.” Dat vraagt volgens Snijders om voorbeeldgedrag, bijvoorbeeld van leidinggevenden. Zij kunnen bijvoorbeeld aangeven dat verantwoording in bepaalde situaties niet nodig is. Of collega’s aanmoedigen om initiatieven te nemen. Snijders beseft dat voor een cultuurverandering tijd nodig is. Het gaat haar nu nog niet hard genoeg. “Het tempo waarmee dingen worden opgepakt valt mij tegen.” Toch houdt ze er vertrouwen in dat er een omslag komt. “Als het lukt om dit jaar grote stappen te zetten, dan kan het hard gaan. Dan krijg je een vliegwieleffect.”
'Weaving Minds & Characters' strategie op weg naar 2027
Blijf op de hoogte van alle strategische ontwikkelingen en activiteiten in aanloop naar ons 100-jarig bestaan.