Kan ik een groepsruimte reserveren?
Op de campus zijn in diverse gebouwen individuele studieplekken te vinden. Deze hoef je vooraf niet te reserveren. Als je voor meerdere personen een ruimte wilt reserveren is dat wel mogelijk, bijvoorbeeld als je in een groep wilt werken, een meeting wilt plannen of een event organiseert.
Wat wil je reserveren?
Werkplek/studieplek (t/m 10 personen)
Je kunt een groepsruimte op de campus reserveren via het online reserveringssysteem (LibCal)
- Je ontvangt een bevestiging via Tilburg University e-mail.
- Niet-geroosterde onderwijsruimtes zijn beschikbaar als studieplek. Reserveren van deze ruimten is niet nodig.
- In de diverse gebouwen zijn aanlandplekken beschikbaar. Die zijn niet geschikt om langdurig te studeren, maar kun je tussen colleges gebruiken. Dit kan zonder reservering.
Regels
- De groepsruimten zijn vanaf 7 dagen (inclusief weekenddagen) voorafgaand te reserveren.
- Reserveren kan maximaal 40 uur per week (over alle locaties) om alle studenten de mogelijkheid te bieden een plek te reserveren.
- Zorg dat je een geldige Tilburg University card kunt laten zien aan de surveillant of beveiliger. Op die manier kunnen we samen zorgen dat alleen ingeschreven studenten een plek gebruiken.
Check-in en -out
- Check in via de QR code, doe je dit niet vervalt de reservering 30 min. na de starttijd van jouw reservering.
- Check out via de QR code, dit zorgt ervoor dat de werkplek weer vrij valt voor anderen en de minuten weer beschikbaar komen.
- Bij de groepswerkplekken kun je inchecken door de QR code op het deurbordje of de tafel te scannen.
Schoonmaak
- De werkplekken worden dagelijks gereinigd.
Vragen
Heb je vragen over de applicatie of boekingsregels neem contact op met de Facility Service Desk via facilityservicedesk@tilburguniversity.edu.
Ruimte voor thesis-verdediging / afstuderen
Vul het Student Desk formulier in en kies de optie Room reservation Master Thesis defense / Zaalreservering afstuderen Master.
Blackbox, Balletzaal, Cultuurtuin, collegezalen en foyers
Reserveringen van ruimtes worden minimaal 5 werkdagen van tevoren aangevraagd. Voorbeelden van dergelijke activiteiten zijn vergaderingen, workshops, trainingen, debatten, en studeren.
Ruimte voor een evenement
Neem in ieder geval contact op met Conference & Event Support via cesupport@tilburguniversity.edu als je een bijeenkomst organiseert met één of meer van de volgende eigenschappen (Advies en reserveren van een zaal is altijd kosteloos):
- Activiteit betreft een (wetenschappelijk) congres.
- Activiteit betreft een diploma-uitreiking of promotie.
- Activiteit valt buiten openingstijden van de universiteit.
- Activiteit heeft commerciële doeleinden.
- Activiteit niet rechtstreeks vanuit Tilburg University geïnitieerd.
- Activiteit heeft een verhoogd veiligheidsaspect (b.v. (inter)nationaal bekende spreker, politiek geladen onderwerp).
- Organisator is niet verbonden aan de universiteit.
Aandachtspunten
- De hoofdregel bij het afhandelen van zaalaanvragen is dat colleges en tentamens te allen tijde voorrang hebben op andere activiteiten;
- Een verzoek voor een reservering in een tentamenperiode kan 4 weken voor ingang van die periode pas gepland worden. Gelieve een verzoek dan pas in te dienen.
- Een toegewezen zaal kan, in uitzonderlijke gevallen, weer geannuleerd worden door het roosterteam indien dit voor een vloeiende voortgang van het onderwijs noodzakelijk is. Indien mogelijk krijg je een andere zaal toegewezen.
- Mocht om wat voor reden dan ook toch geen gebruik gemaakt worden van de gereserveerde zaal, annuleer de reservering via hetzelfde e-mailadres of systeem (LibCal en Outlook bijvoorbeeld) als waarmee de reservering is aangevraagd, zodat de zaal vrijgegeven kan worden.
- De opstelling van het meubilair dient in originele opstelling teruggeplaatst te zijn bij het verlaten van de zaal;
- Het is niet toegestaan om het maximum aantal personen qua zaalgrootte te overschrijden.
- In de collegezalen is eten en/of drinken niet toegestaan.
- Reserveringsverzoeken die niet voorzien zijn van de noodzakelijke informatie worden niet in behandeling genomen.
- De universiteit is gesloten op nationale feestdagen.
Extra faciliteiten
Heb je faciliteiten nodig die afwijken van de standaard faciliteiten van de gereserveerde zaal neem dan contact op met de Facility Service Desk.
Catering
- In collegezalen mag niet gegeten en gedronken worden (met uitzondering van een flesje water).
- In vergaderzalen mag je koffie/thee/lunch laten komen door een campus cateraar.
- In Foyers mag je wel eten en drinken.
