Gebruik van bedrijfsmiddelen: nadere uitwerking en richtlijnen

Beperk privégebruik

Bedrijfsmiddelen zijn bedoeld voor je werk, onderzoek of studie. Ze zijn in beginsel niet bedoeld om mee te nemen of privé te gebruiken. Het uitgangspunt bij privégebruik van bedrijfsmiddelen is terughoudendheid.

Met de komst van flexibel werken, via laptop en smartphone, is het lastiger om een grens te trekken tussen werk en privé. Privégebruik van bijvoorbeeld een laptop is toegestaan. Zorg ervoor dat het in redelijke mate is en niet storend is voor je eigen werkzaamheden of je omgeving. Denk hierbij aan tijdsbesteding en datagebruik (zoals telefoonkosten of downloaden). Privégebruik van je e-mailaccount is niet volledig te vermijden, maar is in beginsel niet wenselijk.

Onkostendeclaraties

Het indienen van declaraties kan hier. Het spreekt voor zich dat je alleen kosten declareert die redelijk en noodzakelijk zijn en die je niet op een andere manier vergoed krijgt. Voor declareren gelden richtlijnen die bepalen welke kosten voor vergoeding in aanmerking komen.

Voor boeken, dienstreizen, kantoorartikelen, hardware, software en catering heeft Tilburg University centrale inkoopovereenkomsten afgesloten. Het is voor deze categorieën verplicht om gebruik te maken van het Serviceportal of de Facility Servicedesk of in geval van het boeken van dienstreizen: de door Tilburg University gecontracteerde dienstverlener.

Nadere uitwerkingen en richtlijnen

• Algemene huisregels (inclusief aanvullende regels voor medewerkers en gebruikers kantoor faciliteiten, huisregels promotieactiviteiten, huisregels bibliotheek, studentenstatuut)
• Gedragscode E-mail, internet en telefoonfaciliteiten
• Declaratievoorschriften
• Regeling vergoeding dienstreizen
• Scholingskostenvergoeding
• Verhuiskostenvergoeding